Carga inicial de facturas
Al iniciar servicios con Clay, se vuelve necesario definir una fecha de inicio de carga de información.
Esta fecha puede ser desde que el momento en que comenzó el servicio o desde la apertura contable (balance), siendo cualquiera de las dos nuestra fecha de corte, es decir, si mi fecha de inicio de carga de información es el 01/01/2020, debemos cargar todas las facturas que hayan quedado pendientes de pago/cobro al 31/12/2019 para que estén disponibles para la conciliación.
A continuación, te mostraremos cómo hacer esta carga inicial, la cual sirve tanto como para proveedores y clientes.
Por ejemplo, nuestro saldo de proveedores por pagar al 31/12/2019 es de $12.397.115 y el análisis se muestra de la siguiente manera:
Teniendo esta información el proceso se resume así:
Debemos ver qué facturas se encuentran cargadas al 31/12/2019.
Marcar con una estrella (solo de manera indicativa) las facturas del mes de diciembre que hayan entrado en el RCV de enero 2020, puesto que no fueron consideradas en la contabilidad del año 2019 y por ende, no deberían encontrarse en los análisis de las cuenta.
Revisar que las facturas de nuestro análisis estén cargadas y marcar las que sí están cargadas en Clay, para que no tengas que volverlas a ingresar en el sistema.
Luego reportar todas las facturas del año 2019 que no estén pendientes de pago según la cuenta de análisis, esto es, las que no se encuentran en el análisis de cuenta ni las que quedaron destacadas. Reportar un problema
Cargar las facturas faltantes.
Te mostramos todo este proceso a continuación:
Para saber si las facturas se encuentran cargadas, puedes exportar las facturas y compararlo con tu análisis.
Descarga las facturas de la siguiente forma:
En este caso, sólo una factura de nuestras cuentas por pagar al 31/12/2019 se encuentra dentro de Clay y también la destacaremos.
Debes seleccionarlas todas > reportar > pedir por chat que la eliminen
(Recuerda no seleccionar las facturas destacadas)
Una vez que dejemos solo las facturas destacadas en el 2019, debemos cargar todas las otras facturas del análisis.
Puedes subirlo por Oficina de Partes, Importar XML's a Clay o importar en un archivo Excel.
Cual sea la forma que desees hacerlo, el fin debe ser el mismo
Si lo subes en Excel, recuerda tener a mano el código del tipo de documento del SII, y pon el monto real que aparezca en el DTE en el SII.
Como muestra nuestro análisis hay facturas que en periodos anteriores recibieron abonos, y eso también debemos reflejarlo en Clay para que las facturas tengan el saldo real.
Esto se hace de la siguiente manera:
Debemos ir al módulo de Obligaciones por Pagar para abonar en efectivo esas facturas y detallar el saldo de apertura para que quede de la siguiente forma:
Listo, ¡ahora puedes revisar tu panel de control! Si llevas tus match al día este debería ser el número real de obligaciones.
Esta fecha puede ser desde que el momento en que comenzó el servicio o desde la apertura contable (balance), siendo cualquiera de las dos nuestra fecha de corte, es decir, si mi fecha de inicio de carga de información es el 01/01/2020, debemos cargar todas las facturas que hayan quedado pendientes de pago/cobro al 31/12/2019 para que estén disponibles para la conciliación.
A continuación, te mostraremos cómo hacer esta carga inicial, la cual sirve tanto como para proveedores y clientes.
Por ejemplo, nuestro saldo de proveedores por pagar al 31/12/2019 es de $12.397.115 y el análisis se muestra de la siguiente manera:
Teniendo esta información el proceso se resume así:
Debemos ver qué facturas se encuentran cargadas al 31/12/2019.
Marcar con una estrella (solo de manera indicativa) las facturas del mes de diciembre que hayan entrado en el RCV de enero 2020, puesto que no fueron consideradas en la contabilidad del año 2019 y por ende, no deberían encontrarse en los análisis de las cuenta.
Revisar que las facturas de nuestro análisis estén cargadas y marcar las que sí están cargadas en Clay, para que no tengas que volverlas a ingresar en el sistema.
Luego reportar todas las facturas del año 2019 que no estén pendientes de pago según la cuenta de análisis, esto es, las que no se encuentran en el análisis de cuenta ni las que quedaron destacadas. Reportar un problema
Cargar las facturas faltantes.
Te mostramos todo este proceso a continuación:
1. Facturas cargadas al 31/12/2019
2. Según nuestro RCV la factura 23248 está en el libro de enero 2020, por ende, no la consideraremos en este análisis y lo dejaremos tal cual, pero para no eliminarla la destacaremos con una estrellita (movimiento destacado).
3. Revisar que las facturas de nuestro análisis estén cargadas y marcarlas
Para saber si las facturas se encuentran cargadas, puedes exportar las facturas y compararlo con tu análisis.
Descarga las facturas de la siguiente forma:
En este caso, sólo una factura de nuestras cuentas por pagar al 31/12/2019 se encuentra dentro de Clay y también la destacaremos.
4. Luego reportar todas las facturas del 2019 que no estén pendientes de pago según la cuenta de análisis.
Debes seleccionarlas todas > reportar > pedir por chat que la eliminen
(Recuerda no seleccionar las facturas destacadas)
5. Cargar las facturas faltantes
Una vez que dejemos solo las facturas destacadas en el 2019, debemos cargar todas las otras facturas del análisis.
Puedes subirlo por Oficina de Partes, Importar XML's a Clay o importar en un archivo Excel.
Cual sea la forma que desees hacerlo, el fin debe ser el mismo
Si lo subes en Excel, recuerda tener a mano el código del tipo de documento del SII, y pon el monto real que aparezca en el DTE en el SII.
6. Ajuste de Apertura de Saldos
Como muestra nuestro análisis hay facturas que en periodos anteriores recibieron abonos, y eso también debemos reflejarlo en Clay para que las facturas tengan el saldo real.
Esto se hace de la siguiente manera:
Debemos ir al módulo de Obligaciones por Pagar para abonar en efectivo esas facturas y detallar el saldo de apertura para que quede de la siguiente forma:
Listo, ¡ahora puedes revisar tu panel de control! Si llevas tus match al día este debería ser el número real de obligaciones.
Actualizado el: 02/09/2020
¡Gracias!