Cómo conciliar Tarjetas de Crédito
En Clay tenemos un flujo especial que busca que puedas conciliar los movimientos de la tarjeta de crédito de tu empresa, con sus respectivas compras y pagos que realices por medio de la cuenta corriente de tu empresa. Te lo explicamos a continuación.
Los movimientos que se ven en esta ayuda corresponden a una empresa ficticia, con datos ficticios, pero que nos sirven para ilustrar el procedimiento a seguir.
En el módulo “Ajustes Generales” en la sección “Conexiones Externas”. Allí selecciona “Agregar Nueva Tarjeta”.
Ahora debes ingresar los datos de ella:
Significado:
Selecciona el banco: Aquí deberás ingresar si tu tarjeta pertenece al Banco de Chile, o bien es una tarjeta de otra institución. A continuación te explicaremos el porqué de esta distinción.
Selecciona el tipo de moneda: Aquí podrás ingresar si es una tarjeta en moneda chilena, en dólares o tiene ambos cupos.
Además ingresa un alias con el cual quieras verla en Clay, los cuatro últimos dígitos para así reconocerla y la fecha de vencimiento que usualmente ves en tu estado de cuenta.
Si tu tarjeta es del Banco de Chile, debes ingresar la cuenta del banco que tienes conectada en Clay con la cual ingresas para ver los estados de cuenta e información de la tarjeta. Más abajo verás un selector para cargar loes estados de cuenta desde uno hasta tres meses hacia atrás.
Tarjeta de actualización automática: Actualmente estamos trabajando un flujo de actualización del estado de cuenta de la tarjeta en forma automática para aquellas emitidas por el Banco de Chile. En este caso los movimientos de tu tarjeta se actualizarán automáticamente en la aplicación con cada estado de cuenta que se vaya emitiendo.
Tarjeta de actualización manual: Para tarjetas NO emitidas por el Banco de Chile, actualmente la actualización de movimientos es manual en la plataforma. Para ello deberás cargar los movimientos mediante un archivo Excel. Este procedimiento te lo enseñaremos más adelante.
Ahora continuemos con la implementación de la tarjeta de crédito.
Una vez añadida, podrás acceder a ella mediante el módulo gestión bancaria. Allí busca el banco emisor de la tarjeta: Banco de Chile, o bien si es de otro banco, Banco Manual. Luego presiona en el botón + que verás al lado del nombre del banco.
Verás desplegadas tus tarjetas de la siguiente forma:
En este caso tenemos una tarjeta con cupo en dólares y pesos. Por ende verás la sigla “NAC” si tiene cupo en pesos, “INT” si es el cupo en dólares, o ambas (de acuerdo a lo que hayas seleccionado al crearla como vimos en el primer paso de este artículo).
Como mencionamos previamente, el ingreso de información podrá ser automático (en el caso de tarjetas del Banco de Chile), o bien ser manual.
En el caso del flujo automático, una vez emitido el estado de cuenta los movimientos se cargarán en Clay en base a este. No será necesaria alguna acción de tu parte.
Por el otro lado, si tienes tarjeta de otro banco, los movimientos debes ingresarlos de forma manual. Te mostramos a continuación cómo.
Con la tarjeta ya creada en el sistema, dirígete el módulo “Ajustes Generales” en la sección “Exportar/Importar”. Allí baja hasta la sección “Importar información bancaria”. Busca tu tarjeta la cual aparecerá bajo el rótulo de “Banco Manual”.
Antes de cargar información verifica que estés cargando la información en la tarjeta correcta en base a su moneda. Las de moneda nacional aparecerán como CLP y las de dólar como USD.
Para importar movimientos, presiona en “Importar bajo este formato”. Ello descargará un archivo Excel en tu computador. Te lo presentamos.
Debes ingresar los campos como: Cupo total, cupo utilizado y cupo disponible.
Más abajo rellena como se muestra en los ejemplos los datos de los movimientos, tal cual aparecen en el estado de cuenta.
En el caso de las compras pueden darse 2 casos: Compras en una cuota o compras en 2 o más. La forma de conciliarlas la veremos más adelante.
Guarda los cambios en el archivo Excel, vuelve a Clay desde donde lo descargaste, presiona “Abrir importador” selecciona el archivo y en la sección feedback de importación espera a que diga “Importado”. Ahora verás reflejados los movimientos en la plataforma.
Luego de ingresar en alguna de las tarjetas verás una interfaz parecida a esto:
Significado:
Selección de periodo: Por defecto, cuando ingreses, verás todos los movimientos del año, pero si deseas, puedes seleccionar un mes en específico.
Movimientos: Cada compra o movimiento en tu tarjeta aparecerá de forma independiente, tal como visualizas los abonos y cargos en Gestión Bancaria.
Los cargos son compras o movimientos que restan saldo de tu tarjeta. Los abonos serán los pagos o devoluciones que aumenten el cupo de ella.
Como viste, ahora cada compra o movimiento en tu tarjeta aparecerá como un movimiento aparte, el cual podrás conciliar con su respectiva obligación en Clay (factura, boleta, etc.).
Para ello, ingresa en el movimiento correspondiente, y procede tal cual un match que realizas en Gestión Bancaria.
En este caso tenemos una compra con factura. Aquí ingresaremos al movimiento reflejado en la Tarjeta de Crédito y tendremos la opción de Buscar Match, o bien utilizar la opción del match recomendado (tal como las usas en gestión bancaria).
Como ves, es el mismo procedimiento que se sigue cuando concilias un documento con un movimiento de banco. Luego, podrás contabilizarlo (si eres cliente SaaS Contable).
Si tienes compras en cuotas, entonces el procedimiento cambia un poco. Veamos:
Para dejar constancia que se está pagando una obligación en cuotas, debes dirigirte al módulo de Obligaciones por Pagar y entrar en la respectiva obligación.
Allí selecciona “Abonar” y luego “Con tarjeta de crédito en cuotas”.
Selecciona la cantidad de cuotas, y la tarjeta de crédito con la que estás pagando. Ingresa un comentario y selecciona “Guardar”.
Esto dejará con match la obligación, y creará una obligación que encontrarás en la sección “Otros pagos mensuales”, que deberás luego conciliar con el movimiento de la cuota en la tarjeta, veamos:
Presiona en el botón buscar.
En el selector superior elige la opción “Otros pagos mensuales”. Allí verás aparecer la obligación “Pago de tarjeta de crédito en cuota”.
En este caso es una factura de $520.000 que se pagó a 6 cuotas con interés. Cada cuota será de 100.000, totalizando los $600.000 que te contamos previamente.
En caso de que se trate de una compra sin intereses, solo debes dividir el monto de ella por la cantidad de cuotas y colocarlo en el monto del match de “Pago tarjeta de crédito en cuota” que vimos anteriormente.
Ahora, haz click en el botón Match.
En la pantalla siguiente debes ingresar el monto sin interés de la cuota. En este caso son $520.000/6= $86.667. Lo que quiere decir que los $13.333 que restan para llegar a los $100.000 de la cuota son intereses.
Ahora haz click en “Guardar”.
Como ves, ha quedado guardado el match por el monto sin intereses. Pero quedan pendientes los $13.333 de interés que mencionamos previamente.
Ahora debes hacer click en el botón “Crear obligación” y seleccionar “Interés por cuota”.
Ahora ingresa un comentario. El monto se incorporará automáticamente. Y presiona “Crear”.
Con esto quedará conciliada la cuota propiamente tal, junto con los intereses de la operación.
Cuando tengas abonos o pagos en tu tarjeta, deberás conciliarlos de la siguiente forma:
Para hacer la conciliación, ingresa en el movimiento.
Ahora selecciona “Crear Obligación” y luego “Pago tarjeta de crédito”.
Ingresa el RUT de la contraparte, en este caso el banco, una descripción y haz click en “Crear”.
Como ves, esto dejará conciliado el pago en la tarjeta.
Debes saber que al momento de crear esta obligación, se generó una rendición que deberás vincular con el movimiento que tuviste en tu cuenta corriente. Veamos cómo hacerlo.
Dirígete al movimiento en tu cuenta corriente.
Allí verás que aparecerá el match recomendado de la rendición del pago. Haz click sobre ella.
Con esto verás el match terminado, quedando conciliado el movimiento del banco.
Los movimientos que se ven en esta ayuda corresponden a una empresa ficticia, con datos ficticios, pero que nos sirven para ilustrar el procedimiento a seguir.
Creando tu tarjeta en Clay
En el módulo “Ajustes Generales” en la sección “Conexiones Externas”. Allí selecciona “Agregar Nueva Tarjeta”.
Ahora debes ingresar los datos de ella:
Significado:
Selecciona el banco: Aquí deberás ingresar si tu tarjeta pertenece al Banco de Chile, o bien es una tarjeta de otra institución. A continuación te explicaremos el porqué de esta distinción.
Selecciona el tipo de moneda: Aquí podrás ingresar si es una tarjeta en moneda chilena, en dólares o tiene ambos cupos.
Además ingresa un alias con el cual quieras verla en Clay, los cuatro últimos dígitos para así reconocerla y la fecha de vencimiento que usualmente ves en tu estado de cuenta.
Si tu tarjeta es del Banco de Chile, debes ingresar la cuenta del banco que tienes conectada en Clay con la cual ingresas para ver los estados de cuenta e información de la tarjeta. Más abajo verás un selector para cargar loes estados de cuenta desde uno hasta tres meses hacia atrás.
Antes de continuar veamos la diferencia entre una tarjeta de crédito de actualización automática o manual:
Tarjeta de actualización automática: Actualmente estamos trabajando un flujo de actualización del estado de cuenta de la tarjeta en forma automática para aquellas emitidas por el Banco de Chile. En este caso los movimientos de tu tarjeta se actualizarán automáticamente en la aplicación con cada estado de cuenta que se vaya emitiendo.
Tarjeta de actualización manual: Para tarjetas NO emitidas por el Banco de Chile, actualmente la actualización de movimientos es manual en la plataforma. Para ello deberás cargar los movimientos mediante un archivo Excel. Este procedimiento te lo enseñaremos más adelante.
Ahora continuemos con la implementación de la tarjeta de crédito.
Una vez añadida, podrás acceder a ella mediante el módulo gestión bancaria. Allí busca el banco emisor de la tarjeta: Banco de Chile, o bien si es de otro banco, Banco Manual. Luego presiona en el botón + que verás al lado del nombre del banco.
Verás desplegadas tus tarjetas de la siguiente forma:
En este caso tenemos una tarjeta con cupo en dólares y pesos. Por ende verás la sigla “NAC” si tiene cupo en pesos, “INT” si es el cupo en dólares, o ambas (de acuerdo a lo que hayas seleccionado al crearla como vimos en el primer paso de este artículo).
Importando información
Como mencionamos previamente, el ingreso de información podrá ser automático (en el caso de tarjetas del Banco de Chile), o bien ser manual.
En el caso del flujo automático, una vez emitido el estado de cuenta los movimientos se cargarán en Clay en base a este. No será necesaria alguna acción de tu parte.
Por el otro lado, si tienes tarjeta de otro banco, los movimientos debes ingresarlos de forma manual. Te mostramos a continuación cómo.
Con la tarjeta ya creada en el sistema, dirígete el módulo “Ajustes Generales” en la sección “Exportar/Importar”. Allí baja hasta la sección “Importar información bancaria”. Busca tu tarjeta la cual aparecerá bajo el rótulo de “Banco Manual”.
Antes de cargar información verifica que estés cargando la información en la tarjeta correcta en base a su moneda. Las de moneda nacional aparecerán como CLP y las de dólar como USD.
Para importar movimientos, presiona en “Importar bajo este formato”. Ello descargará un archivo Excel en tu computador. Te lo presentamos.
Debes ingresar los campos como: Cupo total, cupo utilizado y cupo disponible.
Más abajo rellena como se muestra en los ejemplos los datos de los movimientos, tal cual aparecen en el estado de cuenta.
En el caso de las compras pueden darse 2 casos: Compras en una cuota o compras en 2 o más. La forma de conciliarlas la veremos más adelante.
Guarda los cambios en el archivo Excel, vuelve a Clay desde donde lo descargaste, presiona “Abrir importador” selecciona el archivo y en la sección feedback de importación espera a que diga “Importado”. Ahora verás reflejados los movimientos en la plataforma.
Entendiendo el menú de tarjeta de crédito
Luego de ingresar en alguna de las tarjetas verás una interfaz parecida a esto:
Significado:
Selección de periodo: Por defecto, cuando ingreses, verás todos los movimientos del año, pero si deseas, puedes seleccionar un mes en específico.
Movimientos: Cada compra o movimiento en tu tarjeta aparecerá de forma independiente, tal como visualizas los abonos y cargos en Gestión Bancaria.
Los cargos son compras o movimientos que restan saldo de tu tarjeta. Los abonos serán los pagos o devoluciones que aumenten el cupo de ella.
Cómo conciliar
Como viste, ahora cada compra o movimiento en tu tarjeta aparecerá como un movimiento aparte, el cual podrás conciliar con su respectiva obligación en Clay (factura, boleta, etc.).
Para ello, ingresa en el movimiento correspondiente, y procede tal cual un match que realizas en Gestión Bancaria.
En este caso tenemos una compra con factura. Aquí ingresaremos al movimiento reflejado en la Tarjeta de Crédito y tendremos la opción de Buscar Match, o bien utilizar la opción del match recomendado (tal como las usas en gestión bancaria).
Como ves, es el mismo procedimiento que se sigue cuando concilias un documento con un movimiento de banco. Luego, podrás contabilizarlo (si eres cliente SaaS Contable).
Conciliando compras en cuotas
Si tienes compras en cuotas, entonces el procedimiento cambia un poco. Veamos:
Para dejar constancia que se está pagando una obligación en cuotas, debes dirigirte al módulo de Obligaciones por Pagar y entrar en la respectiva obligación.
Allí selecciona “Abonar” y luego “Con tarjeta de crédito en cuotas”.
Selecciona la cantidad de cuotas, y la tarjeta de crédito con la que estás pagando. Ingresa un comentario y selecciona “Guardar”.
Esto dejará con match la obligación, y creará una obligación que encontrarás en la sección “Otros pagos mensuales”, que deberás luego conciliar con el movimiento de la cuota en la tarjeta, veamos:
Presiona en el botón buscar.
En el selector superior elige la opción “Otros pagos mensuales”. Allí verás aparecer la obligación “Pago de tarjeta de crédito en cuota”.
En este caso es una factura de $520.000 que se pagó a 6 cuotas con interés. Cada cuota será de 100.000, totalizando los $600.000 que te contamos previamente.
En caso de que se trate de una compra sin intereses, solo debes dividir el monto de ella por la cantidad de cuotas y colocarlo en el monto del match de “Pago tarjeta de crédito en cuota” que vimos anteriormente.
Ahora, haz click en el botón Match.
En la pantalla siguiente debes ingresar el monto sin interés de la cuota. En este caso son $520.000/6= $86.667. Lo que quiere decir que los $13.333 que restan para llegar a los $100.000 de la cuota son intereses.
Ahora haz click en “Guardar”.
Como ves, ha quedado guardado el match por el monto sin intereses. Pero quedan pendientes los $13.333 de interés que mencionamos previamente.
Ahora debes hacer click en el botón “Crear obligación” y seleccionar “Interés por cuota”.
Ahora ingresa un comentario. El monto se incorporará automáticamente. Y presiona “Crear”.
Con esto quedará conciliada la cuota propiamente tal, junto con los intereses de la operación.
Pagos a la Tarjeta de Crédito
Cuando tengas abonos o pagos en tu tarjeta, deberás conciliarlos de la siguiente forma:
Para hacer la conciliación, ingresa en el movimiento.
Ahora selecciona “Crear Obligación” y luego “Pago tarjeta de crédito”.
Ingresa el RUT de la contraparte, en este caso el banco, una descripción y haz click en “Crear”.
Como ves, esto dejará conciliado el pago en la tarjeta.
Debes saber que al momento de crear esta obligación, se generó una rendición que deberás vincular con el movimiento que tuviste en tu cuenta corriente. Veamos cómo hacerlo.
Dirígete al movimiento en tu cuenta corriente.
Allí verás que aparecerá el match recomendado de la rendición del pago. Haz click sobre ella.
Con esto verás el match terminado, quedando conciliado el movimiento del banco.
Actualizado el: 12/06/2024
¡Gracias!