¿Cómo integrar Rindegastos con Clay?

Rindegastos es una plataforma que permite gestionar los gastos de una empresa, digitalizando la rendición de gastos, el envío de comprobantes y los procesos de aprobación. Facilita el control de los gastos y su administración de forma centralizada. Esta integración solo está disponible en el Plan Corporate y Enterprise de Rindegastos, que tienen API.

Integración con Rindegastos

La integración con Rindegastos permite traer a Clay, de forma automática, los informes de gastos que tus colaboradores rinden y que ya fueron aprobados en Rindegastos. Cada informe se transforma en una Rendición dentro de Clay, con sus gastos clasificados según el tipo de obligación que tú definas.
La conexión se configura una sola vez con un token de Rindegastos. Después, solo debes asociar las categorías de Rindegastos con tus tipos de obligación en Clay y revisar que tus colaboradores tengan un RUT válido.

¿Para qué te sirve?

• Evitas digitar a mano los gastos rendidos por tus colaboradores.
• Cada gasto queda clasificado con el tipo de obligación que corresponde (por ejemplo, gastos de vehículos o movilización).

Importante: Clay no duplica documentos: si un gasto rendido es una factura que ya existe en Clay, se vincula dentro de la rendición en vez de crear una obligación separada.

¿Cuándo usarlo?

Esta integración es útil cuando tu empresa ya usa Rindegastos para gestionar gastos de colaboradores, por ejemplo:

• Reembolsos de gastos que el colaborador pagó con su propio dinero (Uber, estacionamiento, combustible, alimentación).
• Rendiciones de boletas, recibos, boletas de honorarios o facturas asociadas a un gasto de la empresa.
• Fondos o anticipos entregados a un colaborador que luego debe rendir.
• Empresas con varios colaboradores que rinden gastos de forma frecuente.

Paso a paso: conectar Rindegastos con Clay

Antes de comenzar, necesitas que un usuario administrador de Rindegastos genere el token de la API. Si no administras Rindegastos, pídele el token a quien lo haga.

1. En Rindegastos, ingresa como administrador a la sección API, activa la opción Activar API y haz clic en Enviar token por correo. El token llegará al correo registrado del administrador.

2. En Clay, ve a Configuración y Ajustes > Conexiones externas. En la sección Gastos y rendiciones, haz clic en Agregar Conexión Rindegastos.

3. En la pestaña Token, pega el token que recibiste por correo y haz clic en Validar. Clay tardará unos segundos en comprobar la conexión.

4. En la pestaña Categorías, elige con qué tipo de obligación de Clay se creará cada categoría de Rindegastos, usando la columna Obligación en Clay. Las categorías marcadas como Sugerido ya traen una opción propuesta: revísala y ajústala si es necesario. Luego haz clic en Continuar (o en Revisar después si quieres terminarlo más tarde).

• Ejemplo: la categoría Combustible de Rindegastos se asocia a Gastos de Vehículos en Clay.
• Clasifica según el tipo de gasto (Movilización, Gastos de Oficina, Gastos Varios, etc.) y no según el documento de respaldo. Por ejemplo, un estacionamiento con boleta debe ir a una categoría de gasto y no a Boleta de Venta.

5. En la pestaña Colaboradores, revisa el listado de personas que rinden en Rindegastos, con su email, identificador (RUT) y estado. Esta pestaña es solo de consulta: si un colaborador aparece con RUT inválido o sin RUT, debe corregirse directamente en Rindegastos. Haz clic en Guardar.

6. La conexión quedará activa en Gastos y rendiciones. Desde ahí verás la fecha de la Última lectura, cuántos Colaboradores tienen RUT válido y cuántas Categorías están enlazadas. Usa el lápiz para editar la configuración o Sincronizar para traer nuevos informes.

Paso a paso: ejemplo con un reembolso

Supongamos que una colaboradora pagó un Uber de $35.460 con su propio dinero y necesita que la empresa se lo reembolse. Ella rinde el gasto en Rindegastos y, una vez aprobado, aparece en Clay para que la empresa le devuelva el dinero.

1. En Rindegastos, el colaborador crea el gasto con su proveedor, fecha, monto, categoría (en este caso, Combustible) y el documento de respaldo. Luego lo agrega a un informe y hace clic en Enviar informe, seleccionando el flujo de revisión correspondiente.

2. El aprobador revisa el informe en Rindegastos, aprueba el gasto y hace clic en Finalizar revisión. Clay solo lee los informes que están aprobados y cerrados.

3. En Clay, vuelve a Conexiones Externas y haz clic en Sincronizar en la conexión de Rindegastos.

4. Revisa las obligaciones creadas en la categoría Rendiciones:

• En Oblig. por Pagar aparecerá un Fondo por Rendir emitido por el colaborador a la empresa. Es lo que la empresa le debe devolver.
• En Oblig. por Cobrar aparecerá la Rendición, con dos documentos relacionados: el Fondo por Rendir (suma) y el gasto con su tipo de obligación, por ejemplo Gastos de Vehículos (resta).

5. Para cerrar el flujo, paga el Fondo por Rendir en Oblig. por Pagar. Si transfieres desde tu cuenta bancaria al RUT del colaborador, Clay sugerirá el match automáticamente. Si lo pagaste de otra forma, usa Abonar y elige la opción que corresponda (por ejemplo, en Efectivo).

6. Una vez pagado el Fondo por Rendir, la Rendición en Oblig. por Cobrar quedará conciliada (en verde) automáticamente.

Nota: la Rendición en Oblig. por Cobrar no se abona directamente. Si lo intentas, Clay mostrará el mensaje "El balance de la obligación no puede ser negativo". Siempre concilia el Fondo por Rendir en Oblig. por Pagar.

Qué puede pasar después

• Si en Rindegastos se crean, editan o eliminan categorías, aparecerán en la pestaña Categorías de la conexión para que las vuelvas a asociar.
• Si corriges el RUT de un colaborador en Rindegastos, sincroniza la conexión para que Clay empiece a traer sus gastos.
• Si sincronizas varias veces seguidas, Clay te pedirá esperar unos minutos antes de volver a intentarlo.

Consideraciones importantes

• Clay solo trae informes aprobados y cerrados en Rindegastos. Los informes en revisión o devueltos no se importan.
• Clay no trae gastos de colaboradores con RUT inválido o vacío. Revisa que todos tengan su RUT completo y correcto en Rindegastos.
• Se recomienda no configurar fondos en Rindegastos (dejar el informe sin fondo) para que la integración funcione correctamente con Clay.
• La asociación de categorías se hace una sola vez, pero conviene revisarla cuando cambien las categorías o políticas en Rindegastos.

Actualizado el: 04/11/2026