¿Qué es esto?

El Reconocimiento de facturas es una funcionalidad que te permite asignar responsables internos para revisar documentos de proveedores antes de su pago.

Está integrada al flujo de Obligaciones por Pagar, sin necesidad de configuraciones previas.

¿Para qué te sirve?

• Ordena la revisión de facturas antes del pago.
• Distribuye responsabilidades entre distintos colaboradores.
• Aumenta la trazabilidad y el control interno.

✅ Reglas de Reconocimiento

Ubicación: Gestión de Proveedores > Reglas de Reconocimiento

Con esta herramienta puedes definir qué usuarios serán responsables de revisar y reconocer internamente los documentos emitidos por un proveedor específico.

Paso a paso: cómo configurar una Regla de Reconocimiento

1. Ingresa a Gestión de Proveedores.
2. Ve a Reglas de Reconocimiento.
3. Selecciona uno o más usuarios reconocedores.
4. Define la combinación de reconocimiento:

• • A y B y C
  • A o B o C

5. Haz clic en Guardar.

📌 Puedes asignar hasta 3 usuarios por proveedor.

📌 La regla se aplicará automáticamente a los documentos futuros de ese proveedor.

Qué puede pasar después

• Cada documento nuevo quedará asignado a los usuarios definidos.
• Los responsables podrán reconocer el documento directamente en Clay.
• El documento seguirá requiriendo aprobación formal para efectos contables.

🔔 Notificaciones de reconocimiento

Los usuarios asignados recibirán avisos automáticos cuando tengan documentos pendientes.

¿Cómo se notifican?

• 📧 Correo automático al día siguiente si hay documentos pendientes.
• 🔔 Notificación dentro de Clay, en la campana superior derecha, apenas exista un documento por reconocer.

🧩 Reconocimiento inmediato desde Obligaciones por Pagar

Desde Pagos → Reconocer Documento (dentro de una obligación)

Desde aquí puedes reconocer documentos sin haber creado previamente una regla.

Paso a paso

1. Ingresa a una obligación.
2. Haz clic en Reconocer Documento.
3. Selecciona Asignar usuarios.
4. Elige hasta 3 usuarios desde el listado.
5. (Opcional) Marca la casilla para guardar esta asignación como regla para el proveedor.
6. El usuario asignado podrá reconocer el documento al ingresar a la plataforma.

🕒 Historial de cambios del reconocimiento

Junto al ícono Reconocer Documento, haz clic en Ver historial de cambios.

Desde aquí puedes revisar:

• Quién reconoció un documento.
• Quién eliminó un reconocimiento.
• Cuándo se agregaron o eliminaron reconocedores.
• Fecha de cada cambio.

📌 El sistema guarda los últimos 10 cambios, entregando mayor trazabilidad.

🔍 Filtro por Reconocimiento

Para facilitar la gestión diaria, puedes usar el filtro Filtrar por Reconocimiento desde Obligaciones por Pagar → Filtrar por Reconocimiento

Opciones disponibles:

• Todos
• Pendiente de reconocimiento
• Pendientes de reconocer por mí
• Reconocidos por todos
• Reconocidos solo por mí

Este filtro te permite priorizar y dar seguimiento rápido al estado de los documentos.

Actualizado el: 15/01/2026