Rendiciones en Clay: qué son y cómo gestionarlas correctamente

Cuando en una empresa se entrega dinero a un colaborador para que realice compras, pague gastos o gestione actividades en nombre de la organización, ese monto se considera un fondo por rendir. Hasta que el colaborador entregue los comprobantes —boletas, facturas o respaldos— y se confirme cómo se usó el dinero, este anticipo queda pendiente de justificación.

En Clay, este proceso se administra de manera ordenada y transparente a través de la categoría Rendiciones, disponible dentro de la gestión de obligaciones. Esto permite llevar un control claro sobre quién recibió el dinero, para qué se usó y qué ocurre con los montos que aún están por respaldar.

¿Cuándo corresponde usar Fondos por Rendir?

Los fondos por rendir se utilizan principalmente en situaciones en las que la empresa entrega un monto por adelantado y espera comprobantes posteriores. Algunos ejemplos comunes son:

• Anticipos para compras menores o viáticos.
• Gastos operativos que un colaborador gestiona por cuenta de la empresa.
• Dinero entregado para actividades internas que requieren respaldo.
• Pagos adelantados a un proveedor cuando aún no existe la factura.

En todos estos casos, Clay permite registrar y hacer seguimiento de la rendición de forma centralizada.

¿Cómo funciona el manejo de rendiciones en Clay?

1. El movimiento bancario como punto de partida

Cada rendición comienza con un movimiento bancario: normalmente un cargo que representa el dinero entregado. A partir de este movimiento puedes crear la obligación correspondiente y clasificarla como “Rendición”.

2. Registro de la obligación

Para hacer el “match”, se crea la obligación y defines información clave como:

• La persona que recibió el dinero.
• El motivo o propósito del anticipo.
• El monto a rendir.

Esto permite que cualquier usuario comprenda rápidamente cuál es el origen del fondo y cuál es su estado actual.

Contablemente, para dar de baja el adelanto se realiza un asiento: se registra la cuenta de Banco al Haber por el monto total y, al Debe, la cuenta “Fondos por Rendir” (o la que tengan asignada para este tipo de transacciones).

3. Rendición de los comprobantes

Cuando el colaborador entrega las boletas, facturas o respaldos, estos documentos se rinden directamente en la obligación por cobrar que se creó al clasificarla como “Fondos por Rendir”. Además, es posible asignar cada factura a su cuenta de gasto correspondiente, manteniendo la contabilidad ordenada y permitiendo reportes más precisos.

Para seguir con el ejemplo nos dirigimos vas a: Obligaciones por Cobrar → Rendiciones, identificas la rendición (puedes filtrarla por nombre del colaborador o por monto para facilitar la búsqueda), seleccionas el movimiento y haces clic en “Rendir”. Se abrirá una nueva pantalla donde identificas los documentos pagados hasta completar la rendición.

En caso de que no exista un documento formal (por ejemplo, un gasto sin factura), se puede registrar en una “oficina de partes” y luego rendirlo desde allí.

Desde el punto de vista contable, como estos documentos ya estaban contabilizados en la cuenta “Proveedores por pagar”, se realiza un asiento de pago: la cuenta Proveedores por pagar se disminuye por el Debe y se registra al Haber la cuenta “Fondos por Rendir”.

Buenas prácticas al trabajar con Rendiciones

• Identificar siempre quién recibe el anticipo.
• Adjuntar comprobantes legibles y completos.
• Asignar correctamente cada gasto a su cuenta contable.
• Revisar los montos antes de cerrar la rendición para evitar diferencias.
• Realizar la rendición lo antes posible para mantener actualizada la información financiera.

Conclusión

La categoría Rendiciones en Clay permite gestionar de forma clara, ordenada y eficiente todos los anticipos entregados a colaboradores o proveedores. Al centralizar la información, vincularla con el movimiento bancario y automatizar la contabilidad asociada, este proceso evita confusiones, asegura transparencia y facilita el control interno de los gastos.

Actualizado el: 21/11/2025