Categorizar clientes para automatizar asientos contables

La categorización de clientes permite identificar a cada cliente y asociarlo a cuentas contables y centros de costo. Esta información se usa para automatizar los asientos contables de tus ventas.

¿Para qué te sirve?

Te ahorra trabajo manual, mantiene consistencia contable y permite que los asientos se generen automáticamente cada vez que emites un documento.

Acceder a la categorización de clientes

1. Ingresa al módulo Configuración Contabilidad.
2. Haz clic en Categorización de Clientes.

Entender la pantalla de categorización

3. Usa el buscador para filtrar por RUT o Razón Social.
4. Aplica filtros por cuenta contable o centro de costo.
5. Descarga el listado en Excel si necesitas revisar o respaldar.
6. Activa u oculta clientes inactivos.
7. Agrega clientes manualmente si es necesario.

Agregar un cliente manualmente (si aplica)

8. Haz clic en Agregar cliente.
9. Ingresa RUT y Razón Social.
10. Haz clic en Guardar.

Desde el listado de clientes podrás ver:

1. Activar o desactivar la categorización específica de ese cliente.
2. Ver los últimos 50 productos vendidos a ese cliente (en caso de que hayas utilizado una glosa al momento de emitir tu factura y que tengas conectado tu facturador a Clay).
3. Editar categorización.
4. Eliminar cliente del listado.

Categorizar un cliente

• Haz clic en Editar categorización del cliente.
• Agrega una descripción corta para dar contexto contable.
• Define si usarás reglas por tipo de DTE.
• Asigna la cuenta contable correspondiente.
• (Opcional) Asigna centros de costo y porcentajes.
• Haz clic en Guardar.

Definir reglas generales para todos los clientes

1. Haz clic en Editar reglas generales.
2. Selecciona la cuenta contable por defecto.
3. Guarda los cambios.

Importación masiva de clientes

• Ingresa a Ajustes Generales > Exportar / Importar.

• Descarga el archivo con Importar bajo este formato.
• Completa hasta 100 filas.
• Abre el importador y carga el archivo.

Sugerencias automáticas de categorización con Gracia (IA)

Gracia, nuestra IA, te ayuda con una propuesta automática de categorización cuando detecta que no tienes clientes o proveedores categorizados, o cuando no existe una regla general activa.

¿Dónde ver las sugerencias?

Desde la vista principal de Clay:

• En la parte superior derecha, junto a tu nombre de perfil, verás una sugerencia de categorización por GracIA.
• Al hacer clic, accederás a una propuesta para clientes o proveedores, según corresponda.

Desde Configuración Contabilidad > Categorización:

En el listado, el ícono de lápiz aparecerá con un color diferente cuando exista una sugerencia de Gracia.

• Al ingresar a editar, verás directamente la propuesta.

¿Cómo funcionan las sugerencias?

1. Gracia te mostrará 3 opciones de cuentas contables sugeridas, basadas en las cuentas más utilizadas por otros clientes de Clay en escenarios similares.
2. Una opción vendrá preseleccionada por defecto.
3. Puedes:

• • Confirmar y guardar la sugerencia.
  • Elegir otra de las 3 opciones.
  • Desmarcar la sugerencia si no deseas categorizar en ese momento.

Consideración importante

• Aceptar una sugerencia de Gracia aplica la categorización solo hacia adelante.
• Puedes modificarla en cualquier momento desde la edición de categorización.

Qué puede pasar después

• Los cambios aplican hacia adelante.
• Para modificar períodos anteriores, debes eliminar asientos contables.
• Cassius usará esta información para automatizar la contabilización.

Errores comunes o consideraciones importantes

• Cambiar la categorización no modifica asientos ya creados.
• Los centros de costo deben existir previamente.
• Eliminar un cliente del listado no elimina sus documentos.

Relación con otros artículos

• Centros de Costo
• Cassius: automatización de asientos

Actualizado el: 02/03/2026