Categorización de Clientes y Proveedores
La categorización de clientes y proveedores es una función de Clay que permite la identificación de los clientes y proveedores y luego asociarlos a cuentas contables definidas por ti. Esto con la finalidad de automatizar asientos contables.
Antes de comenzar con este tópico de ayuda, te dejamos un video explicativo sobre esta función de Clay 😊
Los cambios que hagas en la categorización regirán desde ese momento en adelante. Si quieres modificar hacia atrás puedes eliminar asientos. Si quieres ejecutar Cassius puedes ir al final de este artículo.
A continuación veremos cómo categorizar en ambos casos:
Para acceder a las opciones de categorización debes ingresar en el módulo Configuración Contabilidad y luego hacer click en categorización de clientes; o bien en categorización de proveedores, según requieras.
Al ingresar al menú de categorización de clientes verás la siguiente interfaz, te la explicaremos:
Descripción:
Buscador donde podrás hacer búsquedas por RUT o Razón Social.
Filtro por cuenta contable asignada.
Filtro por centro de costo asignado.
Descargar un archivo en Excel con las categorizaciones que ya tengas cargadas en Clay.
Ocultar las categorizaciones inactivas.
Filtro para ver clientes que tengas categorizados, o bien aquellos que no.
Eliminar los filtros que hayas seleccionado previamente.
Agregar clientes de forma manual.
El listado de clientes es cargado de forma automática cuando se emiten DTE. No es necesario agregarlos de forma manual.
Si por algún motivo tienes que agregar de forma manual un cliente te enseñamos cómo hacerlo:
Ve al botón de agregar clientes que se presentó en la primera imagen de esta ayuda.
A continuación, en la siguiente ventana, añade su RUT y Razón Social. Pincha en “Guardar” para agregar este cliente a tu listado.
Cuando tengas clientes añadidos en tu listado de categorización, verás una interfaz como esta:
Activar o desactivar según desees la categorización específica de ese cliente.
Ver los últimos 50 productos que le has vendido a ese cliente (en caso de que hayas utilizado una glosa al momento de emitir tu factura y que tengas conectado tu facturador a Clay).
Editar categorización.
Eliminar cliente del listado.
Para comenzar a categorizar, debes hacer click en el botón de editar categorización anteriormente señalado.
Luego verás el siguiente menú:
Añade una descripción corta sobre el cliente. Esto le dará contexto a tu contador cuando deba tomar decisiones contables.
Este botón te permite añadir reglas de categorización dependiendo del tipo de DTE que se registre. Podrás asignar cuentas contables y centros de costo distintos para cada tipo de DTE.
Aquí te permite asignar una cuenta contable para todos los DTE en caso de que no necesites separarlas por tipo.
Eliminar la cuenta contable asignada previamente.
Si sigues bajando en el menú verás la opción de asignar centros de costo al cliente. Esto es meramente opcional.
Para esto deberás tenerlos previamente creados en Clay. Para saber cómo hacerlo puedes ver esta ayuda: Centro de Costos
Donde:
Podrás seleccionar un centro de costo.
Asignar un % a ese centro de costos.
Luego de seleccionado el CC, haz click en “Agregar Centro de Costo”. Puedes asignar uno o más.
Hay que tener en cuenta de que si añades centros de costo a un cliente en particular, cada vez que tu le emitas un DTE a tu cliente, nuestro robot asignará automáticamente esos CC de acuerdo a los porcentajes que señalaste en la categorización.
Finalmente luego de categorizado tu cliente podrás verlo de esta forma en el listado:
Aquí podrás ver la cuenta contable asignada en la categorización, junto con los centros de costo en caso de que se hayan asignado. Adicionalmente podrás eliminar la categorización mediante el botón de basurero que se indica. (Recuerda que el basurero que está en la parte de arriba elimina al cliente del listado).
Si bien es cierto hasta ahora hemos visto cómo añadir reglas específicas para cada cliente, también puedes añadir reglas generales para todos los clientes.
En caso que añadas una regla general y un cliente en concreto tenga reglas específicas para el cargadas, estas últimas prevalecerán por sobre la regla general.
Para añadir reglas generales:
Ve al botón de edición que se indica:
Luego verás un menú así:
Activa esta opción sólo si vas a definir reglas específicas por tipo de DTE.
Si no vas a usar reglas específicas por tipo de DTE, en esta casilla selecciona la cuenta contable a la que asignarás a tus clientes.
Finalmente da click en “Guardar”.
Funciona exactamente de la misma forma que la categorización de clientes, solo con algunas diferencias, por lo que nos centraremos en ellas.
En este caso verás tres pestañas donde se clasifican los proveedores en distintas categorías. Te las presentamos a continuación:
Descripción:
Aquellos que te han emitido DTE.
Aquellos que te han emitido boletas de honorarios.
Proveedores internacionales que emiten invoices. En este caso deberás agregarlos manualmente siguiendo el mismo procedimiento que vimos en la categorización de clientes.
La importación masiva de categorizaciones admite un máximo de 100 filas en el archivo Excel de importación.
En caso de necesitar categorizar varios clientes o proveedores de forma masiva y rápida, tenemos disponible la opción de importar estas categorizaciones.
Para esto sigue los pasos que te enseñamos a continuación:
Ve al módulo de Ajustes Generales de Clay, luego haz click en “Exportar/Importar”
En la página que verás busca la siguiente opción:
Haz click en “Importar bajo este formato”. Ello descargará un archivo Excel como este:
Allí podrás ver ejemplos precargados para guiarte. Borra estos ejemplos y rellena los campos con tus clientes o proveedores. Guarda los cambios en el archivo.
Finalmente vuelve a la ventana de importación previamente vista y haz click en “Abrir importador”, selecciona el archivo Excel que acabas de modificar en tu PC.
¡Y listo! Ya importaste masivamente la categorización de clientes y proveedores.
Antes de comenzar con este tópico de ayuda, te dejamos un video explicativo sobre esta función de Clay 😊
Los cambios que hagas en la categorización regirán desde ese momento en adelante. Si quieres modificar hacia atrás puedes eliminar asientos. Si quieres ejecutar Cassius puedes ir al final de este artículo.
A continuación veremos cómo categorizar en ambos casos:
Para acceder a las opciones de categorización debes ingresar en el módulo Configuración Contabilidad y luego hacer click en categorización de clientes; o bien en categorización de proveedores, según requieras.
Categorización de clientes
Al ingresar al menú de categorización de clientes verás la siguiente interfaz, te la explicaremos:
Descripción:
Buscador donde podrás hacer búsquedas por RUT o Razón Social.
Filtro por cuenta contable asignada.
Filtro por centro de costo asignado.
Descargar un archivo en Excel con las categorizaciones que ya tengas cargadas en Clay.
Ocultar las categorizaciones inactivas.
Filtro para ver clientes que tengas categorizados, o bien aquellos que no.
Eliminar los filtros que hayas seleccionado previamente.
Agregar clientes de forma manual.
El listado de clientes es cargado de forma automática cuando se emiten DTE. No es necesario agregarlos de forma manual.
Si por algún motivo tienes que agregar de forma manual un cliente te enseñamos cómo hacerlo:
Ve al botón de agregar clientes que se presentó en la primera imagen de esta ayuda.
A continuación, en la siguiente ventana, añade su RUT y Razón Social. Pincha en “Guardar” para agregar este cliente a tu listado.
Ahora veremos cómo categorizar clientes:
Cuando tengas clientes añadidos en tu listado de categorización, verás una interfaz como esta:
Activar o desactivar según desees la categorización específica de ese cliente.
Ver los últimos 50 productos que le has vendido a ese cliente (en caso de que hayas utilizado una glosa al momento de emitir tu factura y que tengas conectado tu facturador a Clay).
Editar categorización.
Eliminar cliente del listado.
Para comenzar a categorizar, debes hacer click en el botón de editar categorización anteriormente señalado.
Luego verás el siguiente menú:
Añade una descripción corta sobre el cliente. Esto le dará contexto a tu contador cuando deba tomar decisiones contables.
Este botón te permite añadir reglas de categorización dependiendo del tipo de DTE que se registre. Podrás asignar cuentas contables y centros de costo distintos para cada tipo de DTE.
Aquí te permite asignar una cuenta contable para todos los DTE en caso de que no necesites separarlas por tipo.
Eliminar la cuenta contable asignada previamente.
Si sigues bajando en el menú verás la opción de asignar centros de costo al cliente. Esto es meramente opcional.
Para esto deberás tenerlos previamente creados en Clay. Para saber cómo hacerlo puedes ver esta ayuda: Centro de Costos
Donde:
Podrás seleccionar un centro de costo.
Asignar un % a ese centro de costos.
Luego de seleccionado el CC, haz click en “Agregar Centro de Costo”. Puedes asignar uno o más.
Hay que tener en cuenta de que si añades centros de costo a un cliente en particular, cada vez que tu le emitas un DTE a tu cliente, nuestro robot asignará automáticamente esos CC de acuerdo a los porcentajes que señalaste en la categorización.
Finalmente luego de categorizado tu cliente podrás verlo de esta forma en el listado:
Aquí podrás ver la cuenta contable asignada en la categorización, junto con los centros de costo en caso de que se hayan asignado. Adicionalmente podrás eliminar la categorización mediante el botón de basurero que se indica. (Recuerda que el basurero que está en la parte de arriba elimina al cliente del listado).
Si bien es cierto hasta ahora hemos visto cómo añadir reglas específicas para cada cliente, también puedes añadir reglas generales para todos los clientes.
En caso que añadas una regla general y un cliente en concreto tenga reglas específicas para el cargadas, estas últimas prevalecerán por sobre la regla general.
Para añadir reglas generales:
Ve al botón de edición que se indica:
Luego verás un menú así:
Activa esta opción sólo si vas a definir reglas específicas por tipo de DTE.
Si no vas a usar reglas específicas por tipo de DTE, en esta casilla selecciona la cuenta contable a la que asignarás a tus clientes.
Finalmente da click en “Guardar”.
Categorización de Proveedores
Funciona exactamente de la misma forma que la categorización de clientes, solo con algunas diferencias, por lo que nos centraremos en ellas.
En este caso verás tres pestañas donde se clasifican los proveedores en distintas categorías. Te las presentamos a continuación:
Descripción:
Aquellos que te han emitido DTE.
Aquellos que te han emitido boletas de honorarios.
Proveedores internacionales que emiten invoices. En este caso deberás agregarlos manualmente siguiendo el mismo procedimiento que vimos en la categorización de clientes.
Importación masiva de categorización
La importación masiva de categorizaciones admite un máximo de 100 filas en el archivo Excel de importación.
En caso de necesitar categorizar varios clientes o proveedores de forma masiva y rápida, tenemos disponible la opción de importar estas categorizaciones.
Para esto sigue los pasos que te enseñamos a continuación:
Ve al módulo de Ajustes Generales de Clay, luego haz click en “Exportar/Importar”
En la página que verás busca la siguiente opción:
Haz click en “Importar bajo este formato”. Ello descargará un archivo Excel como este:
Allí podrás ver ejemplos precargados para guiarte. Borra estos ejemplos y rellena los campos con tus clientes o proveedores. Guarda los cambios en el archivo.
Finalmente vuelve a la ventana de importación previamente vista y haz click en “Abrir importador”, selecciona el archivo Excel que acabas de modificar en tu PC.
¡Y listo! Ya importaste masivamente la categorización de clientes y proveedores.
Actualizado el: 08/11/2023
¡Gracias!