Plan de Cuentas
El plan de cuentas de Clay es especial. Tiene algunos estándares para ayudarle a Cassius a hacer algunos asientos de manera automática y, además, hemos tomado algunas atribuciones para simplificar y hacerlo más simple de cara a los no-contadores.
Existe un plan de cuenta base incluido en todos los que contratan el software de contabilidad. Si quisieras tener tu propio plan base para tus empresas, puedes solicitarlo a soporte@clay.cl y tiene un costo en base a la complejidad del nuevo plan (desde 3UF)
En primer lugar, y antes de explicarte en detalle sobre el plan de cuentas, te dejamos un video sobre este tema:
Como se aprecia en la imagen anterior, las cuentas base de Clay son:
Activo
Pasivo / Patrimonio
Gasto
Ingreso
Las cuentas con código 1 y 2 son de balance, mientras que 3 y 4 son de resultado, las cuales no pueden ser eliminadas ni modificadas. Cada cuenta base tiene 4 niveles de profundidad.
Las cuentas de balance se pueden clasificar en el nivel 2 para producir el Balance Clasificado y las cuentas de resultado en el nivel 3 para producir el Estado de Resultados.
Todos los usuarios autorizados para realizar asientos contables pueden editar el plan de cuentas.
Es importante mencionar que cada vez que se crea un asiento, se copia la información de la cuenta (número y nombre) en él. Por lo que si cambia el plan de cuentas el asiento no cambiará (y no cambiará el balance).
Al activar el modo editar, aparecerán los siguientes elementos en pantalla.
Agregar una cuenta
Al hacer click en el "+" se abrirá la posibilidad de agregar una nueva cuenta, donde se asignará automáticamente un correlativo, por lo que solo debemos escribir su nombre y presionar enter.
No es necesario crear una cuenta contable por cada cuenta bancaria. Clay automáticamente lo hará y le asociará un número cada vez vez que se agregue una cuenta bancaria.
Eliminar una cuenta
Si se hace click en el papelero de una cuenta para eliminarla, todas las que están debajo de ella también se eliminarán. Además, el código de la cuenta desaparecerá alterando el correlativo.
Hay algunas cuentas que no se pueden eliminar porque son las que usa Cassius para hacer los asientos automáticos. En caso que necesites modificarlas, puedes pedirnos ayuda a nuestro Chat.
Cuentas P (Puente)
Las cuentas P son aquellas cuenta puente, como lo son las cuentas por pagar y por cobrar. Para activar una cuenta como puente, simplemente se presiona el ícono que contiene la letra "P" y automáticamente cambiará de color gris a azul. Estas cuentas sirven para dejar contablemente correcto un asiento.
Clasificación nivel 4
En el modo editar, para las cuentas de nivel 4, aparece una clasificación que sirve para que Cassius pueda ejecutar los asientos automáticos. Esta clasificación viene asignada desde un inicio, por lo que se recomienda no modificarla, ya que traería como consecuencia que el robot no realice los asientos correspondientes. Para el resto de las cuentas, se debe dejar la clasificación de "Sin Tipo".
Zona peligrosa
Esta sección aparece al final del plan de cuentas al estar activado el modo editar. Se le llama peligrosa porque las acciones que hagas en ella que no se pueden des-hacer.
Como comentamos al principio, las modificaciones al plan de cuentas no modifican los asientos que ya se hicieron. Sólo afectan a los nuevos asientos. Esta opción modifica con los nuevos nombres asientos pasados.
La primera opción, en el caso de modificar el nombre de una cuenta, cambia los asientos pasados de manera masiva con los nuevos nombres.
Por ejemplo, si la cuenta 1.02.01.01 "Caja" pasó a llamarse "Efectivo", esta opción te permitirá que el nombre de las cuentas 1.02.01.01 en el rango de fecha que elijas pasen a llamarse Efectivo.
En el caso de que quisieras volver al Plan de Cuentas original de Clay (incluyendo las cuentas bancarias), utilizamos la última opción. Esta acción no se puede deshacer y solo se eliminarán las cuentas, por lo que no afectará los asientos y la categorización ya existentes. Si ya tienes un balance avanzado no te recomendaría apretar este botón.
Historial de modificaciones
En esta zona, encontrarás un detalle de los 10 últimos cambios que se hicieron en el plan de cuentas, con el respectivo nombre de la persona que lo realizó, junto con la fecha y hora de cambio.
Así puedes tener un mejor control de las modificaciones que se hayan realizado.
Para visualizar este historial, deberás tener activo el modo de edición y dirigirte a la parte inferior de plan de cuentas, justo debajo de la “Zona Peligrosa”.
Una vez que hayas terminado de editar el plan de cuentas, debes deshabilitar el modo editar y recargar la página para que se visualicen los cambios efectuados.
Existe un plan de cuenta base incluido en todos los que contratan el software de contabilidad. Si quisieras tener tu propio plan base para tus empresas, puedes solicitarlo a soporte@clay.cl y tiene un costo en base a la complejidad del nuevo plan (desde 3UF)
En primer lugar, y antes de explicarte en detalle sobre el plan de cuentas, te dejamos un video sobre este tema:
Menú superior del Plan de Cuentas
Cuentas Base
Como se aprecia en la imagen anterior, las cuentas base de Clay son:
Activo
Pasivo / Patrimonio
Gasto
Ingreso
Las cuentas con código 1 y 2 son de balance, mientras que 3 y 4 son de resultado, las cuales no pueden ser eliminadas ni modificadas. Cada cuenta base tiene 4 niveles de profundidad.
Las cuentas de balance se pueden clasificar en el nivel 2 para producir el Balance Clasificado y las cuentas de resultado en el nivel 3 para producir el Estado de Resultados.
Modo Editar
Todos los usuarios autorizados para realizar asientos contables pueden editar el plan de cuentas.
Es importante mencionar que cada vez que se crea un asiento, se copia la información de la cuenta (número y nombre) en él. Por lo que si cambia el plan de cuentas el asiento no cambiará (y no cambiará el balance).
Al activar el modo editar, aparecerán los siguientes elementos en pantalla.
Agregar una cuenta
Al hacer click en el "+" se abrirá la posibilidad de agregar una nueva cuenta, donde se asignará automáticamente un correlativo, por lo que solo debemos escribir su nombre y presionar enter.
No es necesario crear una cuenta contable por cada cuenta bancaria. Clay automáticamente lo hará y le asociará un número cada vez vez que se agregue una cuenta bancaria.
Eliminar una cuenta
Si se hace click en el papelero de una cuenta para eliminarla, todas las que están debajo de ella también se eliminarán. Además, el código de la cuenta desaparecerá alterando el correlativo.
Hay algunas cuentas que no se pueden eliminar porque son las que usa Cassius para hacer los asientos automáticos. En caso que necesites modificarlas, puedes pedirnos ayuda a nuestro Chat.
Cuentas P (Puente)
Las cuentas P son aquellas cuenta puente, como lo son las cuentas por pagar y por cobrar. Para activar una cuenta como puente, simplemente se presiona el ícono que contiene la letra "P" y automáticamente cambiará de color gris a azul. Estas cuentas sirven para dejar contablemente correcto un asiento.
Clasificación nivel 4
En el modo editar, para las cuentas de nivel 4, aparece una clasificación que sirve para que Cassius pueda ejecutar los asientos automáticos. Esta clasificación viene asignada desde un inicio, por lo que se recomienda no modificarla, ya que traería como consecuencia que el robot no realice los asientos correspondientes. Para el resto de las cuentas, se debe dejar la clasificación de "Sin Tipo".
Zona peligrosa
Esta sección aparece al final del plan de cuentas al estar activado el modo editar. Se le llama peligrosa porque las acciones que hagas en ella que no se pueden des-hacer.
Como comentamos al principio, las modificaciones al plan de cuentas no modifican los asientos que ya se hicieron. Sólo afectan a los nuevos asientos. Esta opción modifica con los nuevos nombres asientos pasados.
La primera opción, en el caso de modificar el nombre de una cuenta, cambia los asientos pasados de manera masiva con los nuevos nombres.
Por ejemplo, si la cuenta 1.02.01.01 "Caja" pasó a llamarse "Efectivo", esta opción te permitirá que el nombre de las cuentas 1.02.01.01 en el rango de fecha que elijas pasen a llamarse Efectivo.
En el caso de que quisieras volver al Plan de Cuentas original de Clay (incluyendo las cuentas bancarias), utilizamos la última opción. Esta acción no se puede deshacer y solo se eliminarán las cuentas, por lo que no afectará los asientos y la categorización ya existentes. Si ya tienes un balance avanzado no te recomendaría apretar este botón.
Historial de modificaciones
En esta zona, encontrarás un detalle de los 10 últimos cambios que se hicieron en el plan de cuentas, con el respectivo nombre de la persona que lo realizó, junto con la fecha y hora de cambio.
Así puedes tener un mejor control de las modificaciones que se hayan realizado.
Para visualizar este historial, deberás tener activo el modo de edición y dirigirte a la parte inferior de plan de cuentas, justo debajo de la “Zona Peligrosa”.
Una vez que hayas terminado de editar el plan de cuentas, debes deshabilitar el modo editar y recargar la página para que se visualicen los cambios efectuados.
Actualizado el: 08/11/2023
¡Gracias!