Configuración Gestión de Cobranza
Una parte fundamental para sacar el mayor provecho a la Gestión de Cobranza en nuestra plataforma es realizar una configuración adecuada. Este será el primer paso para automatizar y optimizar el proceso de cobranza, garantizando una comunicación clara y oportuna con tus clientes.
Configuración
Para poder configurar nuestra cobranza, debemos ir directamente al módulo de Gestión de Clientes -----> Configuración Cobranza.
Al presionarlo, en primera instancia veremos la configuración de fechas de cobro de facturas:
Comienzo de cobro para facturas pasadas
Permite activar recordatorios de cobranza para facturas antiguas (ya emitidas y vencidas) que aún no tienen match. Es importante configurar esta fecha considerando todos los vencimientos históricos que te interese gestionar, para que el sistema pueda incluirlas en los recordatorios de facturas por vencer, vencidas o resumen de deuda.
Comienzo de cobro para nuevas facturas
Esta configuración activa los recordatorios de nuevas facturas emitidas. Es útil para comunicar al cliente que un nuevo documento ha sido generado y está disponible para su pago, además de los recordatorios que se enviarán posteriormente.
Personalización de los recordatorios
Puedes personalizar el aspecto visual de los correos de cobranza para reforzar tu identidad de marca:
- Logo: Puedes cargar el logo de tu empresa y definir su alineación.
- Colores: Selecciona los colores corporativos que representen tu empresa.
Esto permitirá que tus clientes te identifiquen rápidamente y otorgará un aspecto más profesional a las comunicaciones.
Información de la Empresa
Puedes completar datos adicionales de contacto:
Dentro de estas podrás incluir:
- Dirección comercial
- Teléfono de contacto
- Sitio web
Plazo de vencimiento facturas
En la configuración de cobranza puedes establecer un plazo general de vencimiento para todas las facturas, que servirá como referencia para calcular automáticamente la fecha de vencimiento en los recordatorios.
in embargo, esta no es la única fuente de información: el sistema sigue un orden de prioridad para determinar qué fecha predomina en cada caso.
🔎 Orden de prioridad para el cálculo del vencimiento
- Edición manual en la obligación
Si editas manualmente la fecha de pago directamente en la obligación, esta será la que se considere como prioritaria.
👉 Aprende más sobre cómo actualizar fechas de pago de forma masiva aquí: Importar actualización masiva de fechas de pago en DTEs
- XML de la factura
Si el documento tiene un XML cargado en Clay y en este se indica la fecha de vencimiento, el sistema tomará esa fecha.
👉 Más información: Importar XMLs a Clay
- Configuración en el cliente
Si no existe XML y tampoco hay edición manual, se tomará el plazo de pago definido en la ficha del cliente (Gestión de Clientes → Clientes → Información Empresa).
- Plazo general de facturas (Configuración de cobranza)
En caso de que el cliente no tenga un plazo particular, se usará el plazo definido en:
Gestión de Clientes → Configuración de la cobranza → Plazo de vencimiento de facturas (ver imagen)
- Valor por defecto (8 días)
Si no se configura ninguna de las opciones anteriores, el sistema aplica por defecto un vencimiento de 8 días desde la emisión de la factura.
Configuración envio de correo con XML - PDF:
Para poder enviar el correo de cobranza con el PDF y XML adjunto, nuestro robot debe tenerlo. Puede ser que el documento llegue a nuestra plataforma y dependiendo de tu facturador el XML demore un poco más. Si ese es el caso, el recordatorio podría enviarse sin el XML ni el PDF, es decir, solo el mail. Si para ti es fundamental que vaya adjunto alguno de estos dos puntos mencionados. debes seleccionar la opción que muestra la imagen. De esta manera el recordatorio no se enviará hasta que el XML llegue.
Instrucciones para el pago
En este recuadro es súper importante que proporcionemos instrucciones claras de los medios de pago que nuestros clientes tienen para pagarnos las facturas adeudadas. Una de las opciones más utilizadas es mediante transferencia electrónica y para este caso, algunos datos fundamentales podrían ser: **El RUT de la empresa, banco, tipo de cuenta, número de cuenta, etc. **
Correos de respuesta
En esta opción podemos colocar los correos en los cuales queremos recibir una respuesta en el caso de que nuestros clientes decidan responder algún recordatorio.
Puede ser más de uno y para separarlos simplemente debemos incorporar una coma (,).
¿Tienes más funcionalidades que te gustaría agregar?
Escríbenos por el chat!
Actualizado el: 18/08/2025
¡Gracias!