Rendir Boletas y Facturas (Fondo por Rendir)
Aquí te mostraremos cómo conciliar las rendiciones de gastos y fondos por rendir.
Comencemos por aprender que toda Rendición tiene dos partes.
La empresa abona dinero a una persona para que haga gastos
La persona trae facturas y/o boletas para justificar el uso del dinero.
Para explicarlo mejor vamos a tomar un ejemplo:
Ejemplo: La empresa deposita $20.000 en la cuenta de la secretaria para que haga las compras de los artículos de oficina. Las compras sumaron un monto total de $11.520.-
Lo primero que debemos hacer es crear una obligación para conciliar este movimiento bancario (hacer match). Para esto debemos ir al movimiento bancario y crear la obligación de Fondo por Rendir.
Debes considerar que el fondo por rendir debe crearse exclusivamente desde el movimiento bancario por medio del botón “Crear obligación” para que se cree al mismo tiempo el fondo por rendir y la respectiva obligación de rendición. Tal como veremos ahora.
Al momento de crear la obligación quizás te genere confusión ver lo siguiente:
Acá te dejamos una breve descripción para diferenciarlos:
Fondo por Rendir: Fondos que pasé a una empresa o persona, la cual debe rendir con boletas, facturas y/o la devolución del dinero.
Fondo Recibido por Rendir: Fondos que nuestra empresa recibe, el cual debemos rendir con boletas, facturas y/o la devolución del dinero.
Continuemos con nuestra conciliación:
Al momento de querer crear la obligación, te pedirá completar algunos datos relacionados con el fondo entregado. Al guardar ocurren dos cosas:
Se crea la obligación Fondo por Rendir que puedes encontrar en Obligaciones por Pagar. Esta obligación se crea y hace match automáticamente con el monto seleccionado, de igual forma ésta queda relacionada con una Rendición que se crea automáticamente y puedes revisarla en la pestaña “Documentos Relacionados".
La Rendición puedes encontrarla en Obligaciones por Cobrar. Aquí es donde se Rinde el Fondo por Rendir que se acaba de crear. Esta Obligación es la que queda pendiente para rendir las boletas y facturas que están por llegar que están asociadas al uso del dinero.
Para rendir esta obligación, iremos directamente a ella y presionaremos el botón de Rendir.
En esta Obligación se pueden rendir boletas y facturas que estén en Clay (también puedes crear obligaciones por el modulo de Oficina de Partes) hasta completar el monto del Fondo por Rendir. Al momento de presionar rendir, por defecto nos arrojará el menú de documentos tributarios, en caso de que correspondan a otras obligaciones podemos cambiar el filtro correspondiente.
Al momento de rendir, automáticamente nuestra obligación comienza a rebajar el monto por cobrar.
Si debes rendir el fondo con documentos que no llegan directamente al RCV de la empresa (como boletas de venta de alguna compra), o alguna obligación que no tienes una boleta propiamente tal (como propinas, comprobantes de peajes, etc.) deberás crear las obligaciones previamente en Oficina de Partes.
Si sobra dinero en la rendición (como en este caso), la puedes recibir en efectivo o a través de un match con el abono en la cuenta corriente. Para recibirla en efectivo, presiona el botón “Abonar” y selecciona la opción “en efectivo”.
Con esto se da por completada la Rendición. Queda pagado el Fondo por Rendir, la Factura y la Rendición. 🙌🏻
Comencemos por aprender que toda Rendición tiene dos partes.
La empresa abona dinero a una persona para que haga gastos
La persona trae facturas y/o boletas para justificar el uso del dinero.
Para explicarlo mejor vamos a tomar un ejemplo:
Ejemplo: La empresa deposita $20.000 en la cuenta de la secretaria para que haga las compras de los artículos de oficina. Las compras sumaron un monto total de $11.520.-
Lo primero que debemos hacer es crear una obligación para conciliar este movimiento bancario (hacer match). Para esto debemos ir al movimiento bancario y crear la obligación de Fondo por Rendir.
Debes considerar que el fondo por rendir debe crearse exclusivamente desde el movimiento bancario por medio del botón “Crear obligación” para que se cree al mismo tiempo el fondo por rendir y la respectiva obligación de rendición. Tal como veremos ahora.
Al momento de crear la obligación quizás te genere confusión ver lo siguiente:
Acá te dejamos una breve descripción para diferenciarlos:
Fondo por Rendir: Fondos que pasé a una empresa o persona, la cual debe rendir con boletas, facturas y/o la devolución del dinero.
Fondo Recibido por Rendir: Fondos que nuestra empresa recibe, el cual debemos rendir con boletas, facturas y/o la devolución del dinero.
Continuemos con nuestra conciliación:
Al momento de querer crear la obligación, te pedirá completar algunos datos relacionados con el fondo entregado. Al guardar ocurren dos cosas:
Se crea la obligación Fondo por Rendir que puedes encontrar en Obligaciones por Pagar. Esta obligación se crea y hace match automáticamente con el monto seleccionado, de igual forma ésta queda relacionada con una Rendición que se crea automáticamente y puedes revisarla en la pestaña “Documentos Relacionados".
La Rendición puedes encontrarla en Obligaciones por Cobrar. Aquí es donde se Rinde el Fondo por Rendir que se acaba de crear. Esta Obligación es la que queda pendiente para rendir las boletas y facturas que están por llegar que están asociadas al uso del dinero.
Para rendir esta obligación, iremos directamente a ella y presionaremos el botón de Rendir.
En esta Obligación se pueden rendir boletas y facturas que estén en Clay (también puedes crear obligaciones por el modulo de Oficina de Partes) hasta completar el monto del Fondo por Rendir. Al momento de presionar rendir, por defecto nos arrojará el menú de documentos tributarios, en caso de que correspondan a otras obligaciones podemos cambiar el filtro correspondiente.
Al momento de rendir, automáticamente nuestra obligación comienza a rebajar el monto por cobrar.
Si debes rendir el fondo con documentos que no llegan directamente al RCV de la empresa (como boletas de venta de alguna compra), o alguna obligación que no tienes una boleta propiamente tal (como propinas, comprobantes de peajes, etc.) deberás crear las obligaciones previamente en Oficina de Partes.
Si sobra dinero en la rendición (como en este caso), la puedes recibir en efectivo o a través de un match con el abono en la cuenta corriente. Para recibirla en efectivo, presiona el botón “Abonar” y selecciona la opción “en efectivo”.
Con esto se da por completada la Rendición. Queda pagado el Fondo por Rendir, la Factura y la Rendición. 🙌🏻
Actualizado el: 29/11/2023
¡Gracias!