Cómo importar archivos DAT desde Transbank y configurar el match asistido
En este artículo veremos cómo activar la opción de importación de archivos .DAT desde Transbank.
Puedes ver cómo usar el match asistido con la información cargada en este artículo.
Transbank recibe dinero de tus clientes a nombre tuyo al momento en que ellos te pagan mediante tarjetas de crédito o débito, y luego te deposita ese monto menos su comisión en tu cuenta corriente. Hay comisiones fijas y variables, también comisiones por si el pago se hizo con tarjeta de crédito o débito, etc.
Además puede cobrar otros servicios, como el arriendo del POS (la máquina que se utiliza para el pago con tarjetas).
Bajo este contexto, veremos cómo poder calcular el monto que te quita en cada depósito (por concepto de su comisión) y ver qué boletas o facturas te están depositando.
Los archivos con extensión .dat son archivos de texto plano que contienen información detallada de qué te está depositando Transbank. Estos se pueden obtener desde su aplicación web por rangos máximos de 1 mes. Y el detalle viene separado en los depósitos de operaciones con crédito y débito. Por lo general tendrás dos archivos por mes.
Click en Transacciones
Click en liquidación abonos
Selecciona Extracción Masiva
Filtro de fechas
Solicitar
Luego baja esa información en el Menú Documentos Electrónicos > Exportaciones.
Si se te baja un archivo .zip, descomprímelo y quédate sólo con los archivos .DAT que son los que deberás cargar en Clay.
En Clay, en el menú Ajustes Generales > Conexiones Externas encontrarás la sección Método de recaudación donde deberás hacer click en la opción Agregar Conexión Transbank
Es en esta sección en que habilitaremos la opción de cargar estos archivos .dat en Clay, esto servirá para poder realizar los matches de estos abonos en tu cuenta bancaria.
Debes tener en consideración que esta opción NO es una integración como tal, sino que es habilitar la posibilidad de subir los archivos .dat a la plataforma.
Al momento de querer agregar la conexión, te mostrará lo siguiente:
Acá debes elegir una de las dos opciones.
La configuración que elijas para importar el archivo .dat va a depender del modelo de emisión que declaraste en el SII. Existen 2 opciones:
Opción 1: Emito boleta a todo evento, ya sea por pago electrónico u otro pago. En cuyo caso se emite boleta y voucher.
Opción 2: No emito boleta cuando recibo pago electrónico, en cuyo caso solo doy comprobante de venta y solo doy boleta cuando tengo pago en efectivo u otro medio.
Para más información sobre modelo de emisión consulte aquí: https://www.sii.cl/portales/boleta_electronica/declarar_modelo_emision_boletas_electronicas.pdf
Además, la configuración del POS es la fuente de información del archivo .dat. Asegúrate de configurarlo correctamente. Para más información acerca de la configuración del POS: https://publico.transbank.cl/manualpos
Si elegiste la opción 1 en el SII: emitir boleta a todo evento
Si decides dar boletas a todo evento, debes seleccionar la opción Boleta de Venta al momento de configurar Transbank en Clay. Esto significa que al momento de cargar el archivo .dat el robot conciliará todos las boletas/facturas que tengas en Clay que coincidan por monto y fecha
y luego creará automáticamente los documentos faltantes como "boletas de venta". Es importante recordar que el robot creará las boletas siempre y cuando haya un folio asociado a cada transacción en el archivo .dat. Aquí debes completar 3 pasos:
Si se crean las boletas para las ventas a crédito, débito o ambas.
Si se crean boletas afectas o exentas.
Si se crea una gran boleta por el monto total restante de la operación o una boleta por cada transacción.
En caso de que tengas conectado BSale, te recomendamos activar el webhook y desactivar la opción de crear boletas para evitar la duplicación de éstas.
Si elegiste la opción 2 en el SII: no emitir boleta cuando recibo pago electrónico, en cuyo caso solo doy comprobante de venta
Si decides dar comprobantes de pago, debes seleccionar la opción Comprobante de Pago al momento de configurar Transbank en Clay. Esto significa que al momento de cargar el archivo .dat el robot conciliará todos las facturas que tengas en Clay que coincidan por monto y fecha
y luego creará automáticamente los documentos faltantes como "comprobantes de pago" con un folio específico asociado a la fecha del registro. Aquí debes completar 2 pasos:
Si se crean comprobantes de pago afectos o exentos.
Si se crea un gran comprobante por el monto total restante de la operación o un comprobante por cada transacción.
Tanto para la opción 1 y 2, en caso que haya una diferencia entre el monto que se indica en el depósito que aparece en el .dat y lo que realmente se te entregó en tu cuenta bancaria, puedes crear automáticamente una obligación diferencia de pago al hacer el match. Lo ideal es que ésta sea por montos pequeños, por ejemplo $10 o $100. Debes habilitar la opción respectiva para que ello suceda.
Una vez tengas habilitada la importación, la verás de esta forma:
Descripción:
Visualiza las importaciones ya realizadas con anterioridad.
Edita esta habilitación de carga de .dat.
Elimina la posibilidad de cargar archivos .dat.
Este importador sólo aparecerá cuando hayas habilitado la importación de archivos .dat que te indicamos en el paso anterior.
Para cargar estos archivos, ve al módulo Ajustes Generales y luego a la pestaña Exportar / Importar.
Busca la opción "Importar archivo DAT de Transbank".
Ten en cuenta que no debes subir dos veces el mismo archivo .dat, dado que esto duplicará la información dentro de Clay.
Dentro de la conexión, podrás visualizar lo siguiente al momento de presionar ver importaciones historias:
Desde ahí puedes:
Filtrar los movimientos de tarjeta de crédito, débito o ambos.
Filtrar por lo conciliado y lo no conciliado.
Revisar las importaciones.
Eliminar duplicados.
Descargar archivo.
Caso 1: Boleteo con Transbank
Si boleteas a través de Transbank, el archivo .dat tendrá asociado un número de folio para cada transacción y por lo tanto, en caso de no tener las boletas cargadas en Clay y si activaste la opción "crear obligaciones", éstas se crearán con un número de folio exacto.
Caso 2: Boleteo con B-Sale
Si boleteas a través de B-Sale, puedes pagar un servicio donde se integra con Transbank permitiendo llevar un registro del número de voucher de transbank en cada boleta de b-sale. Puedes obtener mayor información acerca de esto aquí: https://www.bsale.cl/product/integracion-transbank
Caso 3: Boleteo a través de otro sistema pero llevo los números de boleta asociado a los voucher de manera interna
Si boletas a través de otro sistema y llevas un orden de voucher-número de boleta puedes rellenar de forma manual el archivo .dat de Transbank con el número de folio asociado a cada transacción y así al momento de crear las obligaciones, éstas se crearán con ese número de folio. Para esto debes transformar el archivo .dat a un Excel así:
-Abril el .dat en excel y seleccionar > Texto en columnas
-Separar por el punto y coma
Caso 4: Vendo facturas a través de Transbank
Si tienes facturas vendidas a través de transbank, el robot conciliará todas las facturas que coincidan por monto y fecha con la información del archivo .dat y luego para los movimientos restantes creará los documentos que hayas seleccionado en la configuración.
Puedes ver cómo usar el match asistido con la información cargada en este artículo.
Contexto
Transbank recibe dinero de tus clientes a nombre tuyo al momento en que ellos te pagan mediante tarjetas de crédito o débito, y luego te deposita ese monto menos su comisión en tu cuenta corriente. Hay comisiones fijas y variables, también comisiones por si el pago se hizo con tarjeta de crédito o débito, etc.
Además puede cobrar otros servicios, como el arriendo del POS (la máquina que se utiliza para el pago con tarjetas).
Bajo este contexto, veremos cómo poder calcular el monto que te quita en cada depósito (por concepto de su comisión) y ver qué boletas o facturas te están depositando.
Los .DAT
Los archivos con extensión .dat son archivos de texto plano que contienen información detallada de qué te está depositando Transbank. Estos se pueden obtener desde su aplicación web por rangos máximos de 1 mes. Y el detalle viene separado en los depósitos de operaciones con crédito y débito. Por lo general tendrás dos archivos por mes.
Click en Transacciones
Click en liquidación abonos
Selecciona Extracción Masiva
Filtro de fechas
Solicitar
Luego baja esa información en el Menú Documentos Electrónicos > Exportaciones.
Si se te baja un archivo .zip, descomprímelo y quédate sólo con los archivos .DAT que son los que deberás cargar en Clay.
Habilitar la importación de .dat en Clay
En Clay, en el menú Ajustes Generales > Conexiones Externas encontrarás la sección Método de recaudación donde deberás hacer click en la opción Agregar Conexión Transbank
Es en esta sección en que habilitaremos la opción de cargar estos archivos .dat en Clay, esto servirá para poder realizar los matches de estos abonos en tu cuenta bancaria.
Debes tener en consideración que esta opción NO es una integración como tal, sino que es habilitar la posibilidad de subir los archivos .dat a la plataforma.
Al momento de querer agregar la conexión, te mostrará lo siguiente:
Acá debes elegir una de las dos opciones.
Opciones de importación
La configuración que elijas para importar el archivo .dat va a depender del modelo de emisión que declaraste en el SII. Existen 2 opciones:
Opción 1: Emito boleta a todo evento, ya sea por pago electrónico u otro pago. En cuyo caso se emite boleta y voucher.
Opción 2: No emito boleta cuando recibo pago electrónico, en cuyo caso solo doy comprobante de venta y solo doy boleta cuando tengo pago en efectivo u otro medio.
Para más información sobre modelo de emisión consulte aquí: https://www.sii.cl/portales/boleta_electronica/declarar_modelo_emision_boletas_electronicas.pdf
Además, la configuración del POS es la fuente de información del archivo .dat. Asegúrate de configurarlo correctamente. Para más información acerca de la configuración del POS: https://publico.transbank.cl/manualpos
Si elegiste la opción 1 en el SII: emitir boleta a todo evento
Si decides dar boletas a todo evento, debes seleccionar la opción Boleta de Venta al momento de configurar Transbank en Clay. Esto significa que al momento de cargar el archivo .dat el robot conciliará todos las boletas/facturas que tengas en Clay que coincidan por monto y fecha
y luego creará automáticamente los documentos faltantes como "boletas de venta". Es importante recordar que el robot creará las boletas siempre y cuando haya un folio asociado a cada transacción en el archivo .dat. Aquí debes completar 3 pasos:
Si se crean las boletas para las ventas a crédito, débito o ambas.
Si se crean boletas afectas o exentas.
Si se crea una gran boleta por el monto total restante de la operación o una boleta por cada transacción.
En caso de que tengas conectado BSale, te recomendamos activar el webhook y desactivar la opción de crear boletas para evitar la duplicación de éstas.
Si elegiste la opción 2 en el SII: no emitir boleta cuando recibo pago electrónico, en cuyo caso solo doy comprobante de venta
Si decides dar comprobantes de pago, debes seleccionar la opción Comprobante de Pago al momento de configurar Transbank en Clay. Esto significa que al momento de cargar el archivo .dat el robot conciliará todos las facturas que tengas en Clay que coincidan por monto y fecha
y luego creará automáticamente los documentos faltantes como "comprobantes de pago" con un folio específico asociado a la fecha del registro. Aquí debes completar 2 pasos:
Si se crean comprobantes de pago afectos o exentos.
Si se crea un gran comprobante por el monto total restante de la operación o un comprobante por cada transacción.
Tanto para la opción 1 y 2, en caso que haya una diferencia entre el monto que se indica en el depósito que aparece en el .dat y lo que realmente se te entregó en tu cuenta bancaria, puedes crear automáticamente una obligación diferencia de pago al hacer el match. Lo ideal es que ésta sea por montos pequeños, por ejemplo $10 o $100. Debes habilitar la opción respectiva para que ello suceda.
Una vez tengas habilitada la importación, la verás de esta forma:
Descripción:
Visualiza las importaciones ya realizadas con anterioridad.
Edita esta habilitación de carga de .dat.
Elimina la posibilidad de cargar archivos .dat.
Importar Archivos .dat
Este importador sólo aparecerá cuando hayas habilitado la importación de archivos .dat que te indicamos en el paso anterior.
Para cargar estos archivos, ve al módulo Ajustes Generales y luego a la pestaña Exportar / Importar.
Busca la opción "Importar archivo DAT de Transbank".
Ten en cuenta que no debes subir dos veces el mismo archivo .dat, dado que esto duplicará la información dentro de Clay.
Dentro de la conexión, podrás visualizar lo siguiente al momento de presionar ver importaciones historias:
Desde ahí puedes:
Filtrar los movimientos de tarjeta de crédito, débito o ambos.
Filtrar por lo conciliado y lo no conciliado.
Revisar las importaciones.
Eliminar duplicados.
Descargar archivo.
Tips Importantes
Caso 1: Boleteo con Transbank
Si boleteas a través de Transbank, el archivo .dat tendrá asociado un número de folio para cada transacción y por lo tanto, en caso de no tener las boletas cargadas en Clay y si activaste la opción "crear obligaciones", éstas se crearán con un número de folio exacto.
Caso 2: Boleteo con B-Sale
Si boleteas a través de B-Sale, puedes pagar un servicio donde se integra con Transbank permitiendo llevar un registro del número de voucher de transbank en cada boleta de b-sale. Puedes obtener mayor información acerca de esto aquí: https://www.bsale.cl/product/integracion-transbank
Caso 3: Boleteo a través de otro sistema pero llevo los números de boleta asociado a los voucher de manera interna
Si boletas a través de otro sistema y llevas un orden de voucher-número de boleta puedes rellenar de forma manual el archivo .dat de Transbank con el número de folio asociado a cada transacción y así al momento de crear las obligaciones, éstas se crearán con ese número de folio. Para esto debes transformar el archivo .dat a un Excel así:
-Abril el .dat en excel y seleccionar > Texto en columnas
-Separar por el punto y coma
Caso 4: Vendo facturas a través de Transbank
Si tienes facturas vendidas a través de transbank, el robot conciliará todas las facturas que coincidan por monto y fecha con la información del archivo .dat y luego para los movimientos restantes creará los documentos que hayas seleccionado en la configuración.
Actualizado el: 12/09/2024
¡Gracias!