En la gestión contable en Clay se definen dos procesos. Uno es el de setup, o puesta en marcha. Y la otra es el proceso en régimen. Dentro del setup se considera la carga de información pasada para sacarle el mayor provecho a la visualización y gestión de tus datos. Aquí te mostramos el detalle.

Lo primero que hay que hacer es definir una fecha de corte que pone fin a la administración contable anterior y da comienzo a la administración en Clay. Esta fecha es explícita y es el cliente quien la define. Nuestro equipo la anota en la plataforma para que no se hagan asientos previo a esa fecha.

Se debe enviar a Clay el balance actualizado y firmado por la administración anterior a la fecha de corte (la firma es para saber que está completo). Responsabilidad del cliente.
Se subirá un asiento de apertura con esta información. Responsabilidad de Clay.
Enviar el Libro Diario desde el comienzo del año hasta la fecha de corte (o el mayor de todas las cuentas). Responsabilidad del cliente.
Cargar todas las facturas recibidas y emitidas no pagadas anteriores a esa fecha. Nos puedes mandar una lista y nuestro equipo las puede cargar.
Eliminar toda información cargada en Clay que no sea relevante. En común acuerdo con el cliente, lo hace nuestro equipo.

Clay revisará si los F29 y/o F50 están pagados del año en curso.

Debes enviar toda información relacionada a cambios societarios, cambios en la distribución de utilidades y/o capital, que no hayan sido informados al SII.

Matches

Recuerda que no debes dejar de hacer match desde la fecha de corte en adelante ya que es un trabajo que se puede hacer paralelo al proceso de setup. Son los matches posteriores a la fecha de corte los que importan.

Cuando pagues Previred o el F29, deja esa información en los comentarios. El contador está a cargo de hacer esos matches. Además, si pones Previred o F29 en los comentarios, Clay podrá recomendarte un match.

Plan de Cuentas

Clay carga un plan de cuentas estándar. Lo más importante es que estés de acuerdo con las cuentas 3 y 4, que son las de gasto e ingreso. Estas cuentas son las que se reflejarán en tu estado de resultados. Lo más recomendable en este caso es que si quieres hacer algún cambio, bajes en Excel el plan de cuentas y nos digas qué cuentas te gustaría cambiar, agregar o eliminar. 

Recuerda que las cuentas que no se usan no aparecen en los reportes contables / financieros.

Categorización de Proveedores

Una vez que estás tranquila con tus cuentas de gastos, es importante Categorizar los Proveedores a cuentas contables. Esto es decirle a nuestro robot que, si aparece una factura de un RUT en particular, automáticamente lo marque con una cuenta contable. Si no sabes, puedes dejar una nota para el contador para que pueda tener contexto al crear los asientos relacionados a ese RUT.

Para la gestión de remuneraciones

Contratos y anexos de trabajadores
Últimas liquidaciones emitidas
Ficha con la información de los trabajadores. Si alguno tuviese asignación familiar, debe hacer una ficha por cada carga.

Para tener un correcto uso de la plataforma Clay

Conectar los bancos que tengas
Conectar el SII con RUT empresa (es necesario para poder declarar los F29)
Conectar facturador para importación de XML's
Si usas Talana, conectalo para poder obtener el libro de remuneraciones y construir el F29.
Conectar Previred. Esto nos ayuda a automatizar el match de las cotizaciones provisionales y cargar las nóminas en el caso de que llevemos tus remuneraciones.

Documentos importantes a tener a mano

Contabilidad años anteriores para respaldo (Libros de compra y venta, libro diario, libro mayor, FUT, RLI, etc.)
Escritura
Modificaciones de sociedad
Libros Legales

Todo estos documentos pueden ser enviados en formato digital, pero recuerda siempre que debes tener los respaldos físicos.

Si tienes alguna duda o no puedes encontrar lo que andas buscando, no dudes en contactarnos. Felices te atenderemos 😎!
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