Esenciales de Clay
En este artículo te enseñaremos lo que en Clay hemos denominado “Esenciales”, es decir, lo fundamental que es necesario que conozcas sobre nuestra plataforma para comenzar tu experiencia en ella.
Te explicaremos los módulos que puedes encontrar. En estas explicaciones podrás encontrar links a otros artículos que te permitirán conocer en mayor profundidad el funcionamiento de ellos o sus características.
Los módulos de Clay puedes encontrarlos en el menú al costado izquierdo de la plataforma.
Antes de revisar los distintos módulos de Clay, puedes revisar este video sobre ellos:
Ahora sigamos revisando los módulos:
Este módulo te permite visualizar información desde fuentes externas como PowerBi, Piperdrive, Tableau, entre otras. Esto te dará la opción de visualizar la información de estas plataformas en un solo lugar en Clay.
Para saber más visita: Mis KPI's
Aquí tendrás diversas pestañas que te detallamos a continuación:
Panel de control: Aquí podrás tener información que te permitirá facilitar el acceso a información para la toma de decisiones. Aquí verás datos de facturación bruta v/s recaudación, gráficos con el resumen de los F29 de los últimos meses, número de clientes en los últimos 6 meses, envejecimiento de deuda, etc. Para saber más visita: Panel de Control.
Clientes: Te permite ver los clientes a quienes has facturado. Acá podrás editar la información de ellos como por ejemplo datos de contacto, bancarios, plazos de pago especiales, etc. Además de ver información por cada uno de ellos sobre sus matches, totales adeudados y facturados, entre otras.
Proveedores: Muy similar a la pestaña de clientes. Te permite visualizar información sobre tus proveedores, editar sus datos de contacto, ver matches por cada proveedor, facturación, etc.
Montos transados: Te presenta un cuadro resumen de los montos totales tanto por cobrar como por pagar, separados por tipo de obligaciones. Por ejemplo facturas de venta, facturas exentas, notas de crédito, invoices, rendiciones, sueldos, obligaciones tributarias, inversiones, etc.
Saldos bancarios: Te presenta información gráfica sobre los saldos que tienes en tus cuentas bancarias, para tener una información mas pictórica y fácil de comprender. Toma como referencia cargos, abonos y saldo a fin de mes de las cuentas bancarias en Clay.
Remuneraciones: Muestra todas las obligaciones creadas en Clay bajo este concepto. En el caso de tener integración con alguna plataforma de RRHH se puede hacer la centralización de las remuneraciones para crear las obligaciones, o bien a través de asiento libre. Para saber más de los asientos libres visita: Asientos Libres.
Para información más detallada sobre este módulo haz click aquí
Este módulo consta de tres pestañas:
Panel de control: En este panel podrás ver información sobre facturas de proveedores que tengas pendientes de aceptar, envejecimiento de tu deuda con ellos, proveedores que usan factoring, análisis de concentración de proveedores, etc.
Proveedores: Te permite visualizar información sobre tus proveedores, editar sus datos de contacto, ver matches por cada proveedor, facturación, etc.
Pendientes de aprobación: Te muestra las facturas pendientes de aprobar con su detalle y te da la opción de acceder al SII en cada una de ellas para efectuar o no su aprobación.
Este módulo es mostrado si previamente activaste esta opción en el módulo de Ajustes Generales > Configuración. Aquí podrás gestionar de forma mas automatizada tus procesos de cobranza a clientes, configurando el envío de correos de recordatorios de cobranza.
Consta de las siguientes pestañas:
Clientes: Es el símil de la pestaña clientes que vimos en el módulo de gestión del negocio. En este módulo tiene la finalidad de gestionar tus clientes, sus datos de contacto y bancarios, destinados a ser utilizados en los procesos automáticos de cobranza.
Para más información sobre esto, visita la ayuda especialmente dedicada a esto en este artículo: Clientes en la Cobranza.
Recordatorios: Te da la opción de configurar los cinco tipos de correos que se pueden gestionar para su envío automático a tus clientes. Para saber sobre su configuración visita el siguiente enlace: Recordatorios de la Cobranza.
Configuración de cobranza: Aquí se te permite configurar aspectos generales del módulo de cobranza. Revisa mas información sobre esto en el siguiente link: Configuración Gestión de Cobranza.
Este módulo te permitirá facturar mediante Clay en el facturador gratuito del SII, sin necesidad de salir de la plataforma.
El uso de este módulo tiene un valor adicional (se cobra por su uso, no por su activación). Para activarlo dirígete al menú de ajustes generales en el switch “Activar facturación a través del SII”.
Visita el siguiente artículo para mayor información: Factura masivamente en el SII - Facturación Electrónica.
Acá podrás visualizar tus cuentas bancarias que hayas añadido a Clay. Desde acá podrás ver los movimientos bancarios en ellas, sus saldos y sobre todo realizar los match (forma en la que llamamos en Clay a la conciliación bancaria). Revisa mas información sobre este módulo en: este enlace y también en: Cómo hacer un Match en Clay.
Aquí muestra las distintas obligaciones que son por pagar, entre las que se cuentan:
Documentos tributarios recibidos, siempre y cuando se encuentren aceptados en el SII. Mas información en: Aceptar o rechazar una factura en el SII.
Boletas de honorarios y sus respectivas retenciones.
Otras obligaciones por pagar que se hayan creado manualmente.
Aquí verás las obligaciones que tengas por cobrar, entre las que se cuentan:
Documentos tributarios emitidos.
Obligaciones creadas manualmente en Clay.
Si necesitas mas información sobre los módulos de obligaciones, te invitamos a ver: Tipos de Obligaciones - Abonar a Obligaciones y Vincular Facturas y Notas de Crédito/Débito.
Es una especie de bandeja de entrada que permite crear distintos tipos de obligaciones sin afectar los números reales de las obligaciones por pagar y por cobrar. Aquí:
Podemos elegir si enviar o no estas obligaciones creadas manualmente a los módulos de obligaciones por pagar y por cobrar.
Se pueden crear estas obligaciones sin la necesidad de tener el movimiento bancario.
Puedes ver mas información sobre este módulo y su uso en: Oficina de Partes.
Este módulo consta de las siguientes pestañas:
Balance 8 columnas: El Balance de 8 Columnas agrupa todas las cuentas contables que tienen un asiento contable asociado en un periodo determinado. Revisa este artículo de ayuda sobre este balance: Balance 8 Columnas.
Balance clasificado: Agrupa las cuentas contables que tienen un asiento asociado para Activos, Pasivos y Patrimonio según las clasificaciones asignadas en el plan de cuentas. Mas información en: Balance Clasificado.
Asientos: Historial de todos los asientos realizados en un período en particular.
Estado de resultados: El Estado de Resultados es un reporte financiero que te permite visualizar el comportamiento de tus ingresos, costos y gastos siempre y cuando tengan un asiento contable. Mas información en: Estado de Resultados.
Libro diario: Registro de lo contabilizado día a día.
Libro mayor: Registro de lo contabilizado en una cuenta contable en particular en un periodo de tiempo determinado. Si necesitas conocer más revisa: Libro Mayor.
Propuesta F29: Muestra el resumen del libro de compra, venta, retenciones, y cuando corresponda el de remuneraciones también. Además te permite descargar un archivo Excel con la propuesta de F29. Para saber mas de la propuesta de F29: haz click aquí.
Libro de Compra/Venta: Muestra los documentos contabilizados. Sirve para usarlo como comparativo con el RCV del SII para asegurarnos que todo se encuentra contabilizado en el mes correspondiente.
Libro de retenciones: Resumen de todas las boletas de honorarios contabilizadas. Sirve para usarlo como comparativo con el SII para asegurarnos que todas las boletas se encuentran contabilizadas en el mes correspondiente. Para más información visita: Libro de Retenciones.
Libro de remuneraciones: Esta pestaña aparecerá sólo en aquellos casos en los que tu empresa tenga integración con alguna plataforma de RRHH. Muestra el detalle de la información que se obtiene desde la plataforma de RRHH integrada.
Categorización de clientes / Proveedores: Nos permite enseñarle a Cassius (nuestro robot) a qué cuenta contable asignar a nuestros proveedores nacionales, internacionales, boletas de honorarios y clientes. Revisa más sobre ambas categorizaciones en: Categorización de Clientes y Proveedores
Categorización por Matches: Nos permite enseñarle a Cassius a qué cuenta contable asignar los distintos pagos y cobros de cada cuenta corriente dependiendo de la obligación conciliada. Para conocer más sobre esta característica visita: Categorización por Matches.
Plan de cuentas: Es la base de la contabilidad. Puedes editarlo para cambiar el nombre de cuentas o agregar nuevas. También tienes la opción de descargarlo en un Excel como listado o como tabla. Aquí debes asignar las clasificaciones correspondientes a cada cuenta para poder visualizar la información en el Balance Clasificado y en el Estado de Resultados. Revisa: Plan de Cuentas para conocer más.
Cierre / Apertura contable: Aquí te permite cerrar los meses de manera contable para que no se puedan hacer modificaciones (se pueden volver a abrir en caso de que lo necesites). Lee este artículo Cerrar un mes contable para conocer más.
Este módulo te servirá para configurar aspectos variados de tu plataforma Clay. Tiene las siguientes opciones:
Configuración: Te da la opción de añadir información de tu empresa y activar diferentes opciones.
Conexiones externas: Aquí puedes gestionar las conexiones de Clay con bancos, SII, plataformas de RR.HH, Previred y Transbank. Para saber crear las conexiones visita: Conexiones y delegar cuentas.
Estado de Avance: Muestra cuadros resumen de lo que se encuentra pendiente en Clay. También reportes de matches por usuarios. Conoce más en: Estado de Avance.
Exportar / Importar: Permite descargar distintos reportes y también subir información variada a la plataforma. Ve las opciones de carga de información en: Importar Información.
Categorías: Acá podrás crear y administrar categorías de clientes, proveedores y centros de costos. Aprende sobre ellas en: Categorías de Clientes y también en: Centros de Costos.
Perfil: Puedes gestionar información del usuario, cambios de contraseña y opciones personales.
Permisos Team: Delegar cuentas y visualización de permisos de quienes tienen acceso a Clay en tu empresa. Ve como configurar estos permisos acá: Delegar Cuentas.
Cierre / Apertura Match: Cierra o abre un mes en particular para que ningún usuario realice una modificación (se pueden volver a abrir en caso de que lo necesites). Conoce mejor esta función en: Cierre / Apertura de matches y vinculaciones.
Te explicaremos los módulos que puedes encontrar. En estas explicaciones podrás encontrar links a otros artículos que te permitirán conocer en mayor profundidad el funcionamiento de ellos o sus características.
Los módulos de Clay puedes encontrarlos en el menú al costado izquierdo de la plataforma.
Antes de revisar los distintos módulos de Clay, puedes revisar este video sobre ellos:
Ahora sigamos revisando los módulos:
Mis KPI’s
Este módulo te permite visualizar información desde fuentes externas como PowerBi, Piperdrive, Tableau, entre otras. Esto te dará la opción de visualizar la información de estas plataformas en un solo lugar en Clay.
Para saber más visita: Mis KPI's
Gestión del negocio
Aquí tendrás diversas pestañas que te detallamos a continuación:
Panel de control: Aquí podrás tener información que te permitirá facilitar el acceso a información para la toma de decisiones. Aquí verás datos de facturación bruta v/s recaudación, gráficos con el resumen de los F29 de los últimos meses, número de clientes en los últimos 6 meses, envejecimiento de deuda, etc. Para saber más visita: Panel de Control.
Clientes: Te permite ver los clientes a quienes has facturado. Acá podrás editar la información de ellos como por ejemplo datos de contacto, bancarios, plazos de pago especiales, etc. Además de ver información por cada uno de ellos sobre sus matches, totales adeudados y facturados, entre otras.
Proveedores: Muy similar a la pestaña de clientes. Te permite visualizar información sobre tus proveedores, editar sus datos de contacto, ver matches por cada proveedor, facturación, etc.
Montos transados: Te presenta un cuadro resumen de los montos totales tanto por cobrar como por pagar, separados por tipo de obligaciones. Por ejemplo facturas de venta, facturas exentas, notas de crédito, invoices, rendiciones, sueldos, obligaciones tributarias, inversiones, etc.
Saldos bancarios: Te presenta información gráfica sobre los saldos que tienes en tus cuentas bancarias, para tener una información mas pictórica y fácil de comprender. Toma como referencia cargos, abonos y saldo a fin de mes de las cuentas bancarias en Clay.
Remuneraciones: Muestra todas las obligaciones creadas en Clay bajo este concepto. En el caso de tener integración con alguna plataforma de RRHH se puede hacer la centralización de las remuneraciones para crear las obligaciones, o bien a través de asiento libre. Para saber más de los asientos libres visita: Asientos Libres.
Gestión de proveedores
Para información más detallada sobre este módulo haz click aquí
Este módulo consta de tres pestañas:
Panel de control: En este panel podrás ver información sobre facturas de proveedores que tengas pendientes de aceptar, envejecimiento de tu deuda con ellos, proveedores que usan factoring, análisis de concentración de proveedores, etc.
Proveedores: Te permite visualizar información sobre tus proveedores, editar sus datos de contacto, ver matches por cada proveedor, facturación, etc.
Pendientes de aprobación: Te muestra las facturas pendientes de aprobar con su detalle y te da la opción de acceder al SII en cada una de ellas para efectuar o no su aprobación.
Gestión de cobranza
Este módulo es mostrado si previamente activaste esta opción en el módulo de Ajustes Generales > Configuración. Aquí podrás gestionar de forma mas automatizada tus procesos de cobranza a clientes, configurando el envío de correos de recordatorios de cobranza.
Consta de las siguientes pestañas:
Clientes: Es el símil de la pestaña clientes que vimos en el módulo de gestión del negocio. En este módulo tiene la finalidad de gestionar tus clientes, sus datos de contacto y bancarios, destinados a ser utilizados en los procesos automáticos de cobranza.
Para más información sobre esto, visita la ayuda especialmente dedicada a esto en este artículo: Clientes en la Cobranza.
Recordatorios: Te da la opción de configurar los cinco tipos de correos que se pueden gestionar para su envío automático a tus clientes. Para saber sobre su configuración visita el siguiente enlace: Recordatorios de la Cobranza.
Configuración de cobranza: Aquí se te permite configurar aspectos generales del módulo de cobranza. Revisa mas información sobre esto en el siguiente link: Configuración Gestión de Cobranza.
Facturación electrónica
Este módulo te permitirá facturar mediante Clay en el facturador gratuito del SII, sin necesidad de salir de la plataforma.
El uso de este módulo tiene un valor adicional (se cobra por su uso, no por su activación). Para activarlo dirígete al menú de ajustes generales en el switch “Activar facturación a través del SII”.
Visita el siguiente artículo para mayor información: Factura masivamente en el SII - Facturación Electrónica.
Gestión Bancaria
Acá podrás visualizar tus cuentas bancarias que hayas añadido a Clay. Desde acá podrás ver los movimientos bancarios en ellas, sus saldos y sobre todo realizar los match (forma en la que llamamos en Clay a la conciliación bancaria). Revisa mas información sobre este módulo en: este enlace y también en: Cómo hacer un Match en Clay.
Obligaciones por pagar
Aquí muestra las distintas obligaciones que son por pagar, entre las que se cuentan:
Documentos tributarios recibidos, siempre y cuando se encuentren aceptados en el SII. Mas información en: Aceptar o rechazar una factura en el SII.
Boletas de honorarios y sus respectivas retenciones.
Otras obligaciones por pagar que se hayan creado manualmente.
Obligaciones por cobrar
Aquí verás las obligaciones que tengas por cobrar, entre las que se cuentan:
Documentos tributarios emitidos.
Obligaciones creadas manualmente en Clay.
Si necesitas mas información sobre los módulos de obligaciones, te invitamos a ver: Tipos de Obligaciones - Abonar a Obligaciones y Vincular Facturas y Notas de Crédito/Débito.
Oficina de partes
Es una especie de bandeja de entrada que permite crear distintos tipos de obligaciones sin afectar los números reales de las obligaciones por pagar y por cobrar. Aquí:
Podemos elegir si enviar o no estas obligaciones creadas manualmente a los módulos de obligaciones por pagar y por cobrar.
Se pueden crear estas obligaciones sin la necesidad de tener el movimiento bancario.
Puedes ver mas información sobre este módulo y su uso en: Oficina de Partes.
Gestión Contable
Este módulo consta de las siguientes pestañas:
Balance 8 columnas: El Balance de 8 Columnas agrupa todas las cuentas contables que tienen un asiento contable asociado en un periodo determinado. Revisa este artículo de ayuda sobre este balance: Balance 8 Columnas.
Balance clasificado: Agrupa las cuentas contables que tienen un asiento asociado para Activos, Pasivos y Patrimonio según las clasificaciones asignadas en el plan de cuentas. Mas información en: Balance Clasificado.
Asientos: Historial de todos los asientos realizados en un período en particular.
Estado de resultados: El Estado de Resultados es un reporte financiero que te permite visualizar el comportamiento de tus ingresos, costos y gastos siempre y cuando tengan un asiento contable. Mas información en: Estado de Resultados.
Libro diario: Registro de lo contabilizado día a día.
Libro mayor: Registro de lo contabilizado en una cuenta contable en particular en un periodo de tiempo determinado. Si necesitas conocer más revisa: Libro Mayor.
Propuesta F29: Muestra el resumen del libro de compra, venta, retenciones, y cuando corresponda el de remuneraciones también. Además te permite descargar un archivo Excel con la propuesta de F29. Para saber mas de la propuesta de F29: haz click aquí.
Libro de Compra/Venta: Muestra los documentos contabilizados. Sirve para usarlo como comparativo con el RCV del SII para asegurarnos que todo se encuentra contabilizado en el mes correspondiente.
Libro de retenciones: Resumen de todas las boletas de honorarios contabilizadas. Sirve para usarlo como comparativo con el SII para asegurarnos que todas las boletas se encuentran contabilizadas en el mes correspondiente. Para más información visita: Libro de Retenciones.
Libro de remuneraciones: Esta pestaña aparecerá sólo en aquellos casos en los que tu empresa tenga integración con alguna plataforma de RRHH. Muestra el detalle de la información que se obtiene desde la plataforma de RRHH integrada.
Categorización de clientes / Proveedores: Nos permite enseñarle a Cassius (nuestro robot) a qué cuenta contable asignar a nuestros proveedores nacionales, internacionales, boletas de honorarios y clientes. Revisa más sobre ambas categorizaciones en: Categorización de Clientes y Proveedores
Categorización por Matches: Nos permite enseñarle a Cassius a qué cuenta contable asignar los distintos pagos y cobros de cada cuenta corriente dependiendo de la obligación conciliada. Para conocer más sobre esta característica visita: Categorización por Matches.
Plan de cuentas: Es la base de la contabilidad. Puedes editarlo para cambiar el nombre de cuentas o agregar nuevas. También tienes la opción de descargarlo en un Excel como listado o como tabla. Aquí debes asignar las clasificaciones correspondientes a cada cuenta para poder visualizar la información en el Balance Clasificado y en el Estado de Resultados. Revisa: Plan de Cuentas para conocer más.
Cierre / Apertura contable: Aquí te permite cerrar los meses de manera contable para que no se puedan hacer modificaciones (se pueden volver a abrir en caso de que lo necesites). Lee este artículo Cerrar un mes contable para conocer más.
Ajustes Generales
Este módulo te servirá para configurar aspectos variados de tu plataforma Clay. Tiene las siguientes opciones:
Configuración: Te da la opción de añadir información de tu empresa y activar diferentes opciones.
Conexiones externas: Aquí puedes gestionar las conexiones de Clay con bancos, SII, plataformas de RR.HH, Previred y Transbank. Para saber crear las conexiones visita: Conexiones y delegar cuentas.
Estado de Avance: Muestra cuadros resumen de lo que se encuentra pendiente en Clay. También reportes de matches por usuarios. Conoce más en: Estado de Avance.
Exportar / Importar: Permite descargar distintos reportes y también subir información variada a la plataforma. Ve las opciones de carga de información en: Importar Información.
Categorías: Acá podrás crear y administrar categorías de clientes, proveedores y centros de costos. Aprende sobre ellas en: Categorías de Clientes y también en: Centros de Costos.
Perfil: Puedes gestionar información del usuario, cambios de contraseña y opciones personales.
Permisos Team: Delegar cuentas y visualización de permisos de quienes tienen acceso a Clay en tu empresa. Ve como configurar estos permisos acá: Delegar Cuentas.
Cierre / Apertura Match: Cierra o abre un mes en particular para que ningún usuario realice una modificación (se pueden volver a abrir en caso de que lo necesites). Conoce mejor esta función en: Cierre / Apertura de matches y vinculaciones.
Actualizado el: 17/10/2022
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